За ведение бухгалтерского учета несет ответственность руководитель организации. Так написано в новом Законе о Бухгалтерском учете 402-ФЗ.
Что должен знать руководитель о документах, определяющих правила ведения учета в организации? Какие приказы по бухгалтерскому учету необходимо иметь, чтобы не было претензий со стороны проверяющих органов?
Порядок ведения бухгалтерского учета по организации определяется Приказом по Учетной политике. Приказ по учетной политике должен содержать две главы:
- учетная политика в целях бухгалтерского учета,
- учетная политика в целях налогового учета.
Кроме этого, рекомендуется составить и утвердить у руководителя еще несколько приказов, которые отражают важные моменты документального оформления фактов хозяйственной жизни организации:
- приказ о применяемых формах первичных учетных документов,
- приказ о применяемых формах бухгалтерских и налоговых регистрах,
- приказ о документообороте,
- приказ о праве подписи на первичных документах,
- приказ о подотчетных лицах,
- приказ о лимите остатка денежных средств в кассе предприятия,
Эти Приказы можно оформить:
- как дополнение к Приказу по Учетной политике,
- как самостоятельные приказы.
Если приказы будут оформлены как самостоятельный распорядительный документ, то в Приказе по Учетной политике рекомендуется сделать соответствующую оговорку.
Рассмотрим подробнее, что необходимо отразить в каждом из приказов.
Приказ о применяемых формах первичных учетных документов.
С 2013 года организации имеют право применять первичные учетные документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни, как унифицированной формы, так и самостоятельно разработанные (не унифицированной формы).
Важно, чтобы самостоятельно разработанные формы имели обязательные реквизиты:
- наименование документа,
- дата составления документа,
- наименование организации,
- содержание факта хозяйственной жизни,
- величина натурального и (или) денежного измерения, с указанием единицы измерения,
- наименование должностного лица, ответственного за совершение сделки,
- подпись ответственного лица и расшифровка подписи.
В приказе необходимо сделать оговорку относительно двусторонних документов (актов выполненных работ, накладных на отгрузку товара и других) для случаев, когда принятые на предприятии формы первичных учетных документы могут не устраивать другую сторону сделки по тем или иным причинам.
Для таких случаев необходимо указать, что могут применяться первичные документы, формы которых утверждены обеими сторонами сделки и содержаться в договорной документации. При этом, утвержденная форма акта выполненных работ должна являться приложением к договору, подписанному обеими сторонами сделки.
Принятые в организации формы первичных документов необходимо распечатать, завизировать у руководителя и приложить к приказу.
Приказ о применяемых формах бухгалтерских и налоговых регистров.
Данные первичных документов подлежат систематической регистрации в бухгалтерских регистрах. Формы бухгалтерских регистров должен утвердить руководитель организации. Обязательными реквизитами бухгалтерских регистров являются:
- наименование регистра,
- дата начала и окончания периода, за который составлен регистр,
- наименование организации,
- хронологическая и систематическая группировка объектов бухгалтерского учета,
- величина натурального и (или) денежного измерения, с указанием единицы измерения,
- наименование должностного лица, ответственного за составление регистра,
- подпись ответственного лица и расшифровка подписи.
Если в организации применяются формы бухгалтерских и налоговых регистров, которые содержатся в бухгалтерской программе, используемой организацией, этот факт необходимо отразить в Приказе.
Приказ о документообороте.
В Приказ о графике документооборота необходимо включить существующие правила составления первичных документов и их дальнейшего перемещения по подразделениям организации. В Приказе о графике документооборта должно быть отражено следующее:
- какие документы,
- в какие сроки,
- какое подразделение,
- кому представляет,
- должность и фио лица, ответственного за представление документа.
Чем подробнее будет описан обязательный порядок документооборота, тем прозрачнее будет перемещение документов от момента их составления до момента предоставления документа в бухгалтерскую службу.
Приказ о праве подписи первичных документов.
В связи с необходимостью делегировать часть полномочий, целесообразно передать право первой и второй подписи некоторых первичных документов руководителям подразделений, специалистам других служб. В приказе о праве подписи необходимо определить:
- круг лиц (должность, фамилия, имя, отчество),
- перечень первичных документов, которые указанным лицам разрешается подписывать,
- срок, на который предоставляется такое право.
Обычно такой приказ издается один раз в год в начале года. Если в течение года будут изменения в составе лиц или в полномочиях этих лиц, необходимо будет внести в приказ соответствующие изменения.
Приказ о подотчетных лицах.
В соответствие с Порядком ведения кассовых операций, необходимо определить круг должностей, которые могут являться подотчетными лицами организации и которым могут быть выданы денежные средства под отчет на хозяйственные и другие нужды в интересах организации. В приказе о подотчетных лицах необходимо отразить:
- наименование должностей, которые могут получать деньги под отчет на хозяйственные нужды,
- наименование должностей, которые могут быть направлены в служебные командировки и по этой причине будут получать денежные средства в качестве командировочных расходов,
- сроки, на которые выдаются денежные средства, либо сроки, в течение которых подотчетные лица обязаны отчитаться о произведенных расходах, представить в бухгалтерскую службу авансовый отчет и произвести окончательный расчет (переплату вернуть в кассу, перерасход получить из кассы).
В этом же приказе можно отразить нормы суточных расходов, принятые в организации.
Приказ о лимите остатка денежных средств в кассе организации.
Лимита остатка кассы организация устанавливает самостоятельно. Расчет лимита остатка кассы может быть произведен:
- на основании текущих данных за последние 3 месяца по бухгалтерского учету,
- на основании прогнозных данных в тех случаях, когда предполагается увеличение оборотов по выручке.
Сам расчет необходимо оформить в виде таблицы и приложить к приказу. Представлять данный расчет в обслуживающий банк не нужно, такая обязанность у организации отсутствует с 2012 года.
В приказе должно быть указано:
- периодичность инкассации наличной выручки,
- расходы, на которые может быть использована наличные деньги.
Обычно, организациям удобно использовать наличную денежную выручку на выплату пособий, заработной платы, командировочных и хозяйственных расходов, выдачу денег покупателям при отказе от покупки (покупательский возврат).
Выручка сверх установленного лимита должна быть сдана на расчетный счет организации либо собственными силами либо с привлечением инкассаторской службы. Это необходимо записать в приказе.
Нами перечислены только самые распространенные приказы по ведению бухгалтерского учета и документообороту в организации. Специфика деятельности может потребовать составления других приказов.
Важно помнить, что все ответственные лица должны быть ознакомлены с содержанием приказа под роспись. Копию соответствующего приказа необходимо передать в заинтересованное подразделение.
Если у Вас появились вопросы, если Вам необходима помощь в подготовке соответствующего приказа, просим обращаться к нашим специалистам по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.