Одним из инструментов управления бизнесом является делегирование полномочий. Одним из видов делегирования полномочий являет предоставление право подписи документов за руководителя и за главного бухгалтера. Право первой подписи всегда принадлежит руководителю, право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру. Сразу оговоримся, банковские документы (включая чековые книжки) могут подписывать только те лица, чьи подписи указаны в банковской карточке образцов.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции, без подписи первых лиц считаются недействительными.
Необходимость передать подпись на документах за руководителя и главного бухгалтера иным сотрудникам может возникнуть в следующих случаях:
- Первые лица не могут всегда находится на работе. Они могут заболеть, уйти в очередной отпуск, уехать в командировку.
- Некоторые предприятия работают все дни недели, включая выходные. В таких случаях необходимо передать право подписи первичных документов другим сотрудникам в выходные дни.
- Большой объем документов делает процесс подписи документов особенно трудоемким.
Перечень лиц, имеющих право подписи на первичных учетных документах, утверждается приказом руководителя предприятия. Обычно такой приказ составляется ежегодно.
Передать право подписи документов можно только работнику предприятия. В приказе должно быть указано:
- фамилия, имя, отчество и должность лица,
- наименование документов, которые указанное лицо может подписывать,
- срок, на который такое право предоставляется.
Право первой подписи на документа руководитель предприятия может передать на основании доверенности, выданной в законодательном порядке. Вместе с тем, право первой подписи не может быть передано главному бухгалтеру или иному лицу, которому принадлежит право второй подписи на финансовых и иных документах.
Если на предприятии отсутствует должность главного бухгалтера, а обязанности главного бухгалтера исполняет руководитель, с предоставлением руководителю права подписи за главного бухгалтера, такие обязанности оформляются соответствующим приказом. В этом случае в банковской карточке с образцами подписей указывается, что лицо, наделенное второй подписью, отсутствует.
В обычной финансово-хозяйственной деятельности целесообразно передать право подписи за руководителя и главного бухгалтера на следующих документах:
- счетах-фактурах,
- расходных и приходных ордерах,
- листах кассовой книги,
- накладных на отгрузку товара,
- актах выполненных работ,
- доверенностях,
- договорах.
В отношении подписи документов посредством факсимиле обращаем Ваше внимание на следующее. Налоговые службы отрицательно относятся к документам, подписанным факсимильной подписью. В некоторых случаях (например, в счетах-фактурах) вообще отрицают возможность факсимильной подписи. Поэтому, чтобы избежать разногласий с проверяющими, не советуем подписывать документы факсимильной подписью.
По всем вопросам просим обращаться по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.