Аутсорсинг бухгалтерии, кого выбрать?

Не все компании могут себе позволить штатного бухгалтера. На это есть несколько причин.

Какие компании и почему предпочитают аутсорсинг бухгалтерии.

Микро и малые компании на стадии становления не имеют финансовой возможности нанять бухгалтера в штат, просто нет денег оплатить восьмичасовой рабочий день, а на полставки соглашаются работать только студенты, не имеющие должного опыта.

Компании с незначительными оборотами тоже с не спешат нанимать штатного бухгалтера, не хотят тратить деньги на зарплату бухгалтера, на  оборудование рабочего места бухгалтера. Тем более, что есть другая возможность — аутсорсинг бухгалтерии.

Аутсорсинг бухгалтерии — выгодная альтернатива для малого предпринимательства. Передать ведение бухгалтерского учета сторонней организации — менее затратно и менее хлопотно, чем вести дела самостоятельно. Вопрос только один. Кого выбрать? В какую компанию обратиться за услугой?

Кто осуществляет аутсорсинг бухгалтерии.

Аутсорсинг бухгалтерии предлагают не только мелкие частные компании и индивидуальные преприниматели, но и средние компании, работающие в этой нише уже несколько лет. В последнее время аутсорсинг бухгалтерии стали часто предлагать аудиторские фирмы, испытывающие нехватку заказов на аудит в ввиду кризиса последних лет.

В силу сезонного летне-осеннего простоя, квалифицированные аудиторы временно готовы вести бухгалтерский учет компаний. Хорошо это или плохо?

Стоит ли сильно радоваться тому, что бухучет ведет квалифицированный аудитор?

Услышала от знакомого аудитора — практика, руководителя аудиторской фирмы, что она уволила всех специалистов — аудиторов ввиду того, что заказов на аудит летом и осенью нет и зарплату аудиторам платить нечем. А сама взяла на обслуживание две небольшие новые компании на УСН, которые будут работать в около-строительном бизнесе. Обороты у этих компаний будут незначительные, обязательный аудит им не грозит (известно, что аудиторы не могут проводить аудит компании, в которой они сами занимаются учетом).

Заказчик изначально планировал передать аутсорсинг бухгалтерии другому исполнителю. Выбирая между обычной бухгалтерской компанией и аудиторской компанией, заказчик выбрал последнюю (аудиторскую). Он решил, что так будет круче, аудиторы сделают меньше ошибок, они лучше оптимизируют налоги, они сами по себе имеют более высокую квалификацию. Заказчик доволен своим выбором. Есть только одно НО, заказчик не учел, что у аудиторов несколько другая специфика деятельности.

Различия принципов подхода к ведению бухучета бухгалтером- аутсорсером и аудитором-аутсорсером:

Бухгалтер-аутсорсер привык заниматься:

  • актами, накладными, счетами-фактурами,
  • отчетами, декларациями,
  • актами сверок, банковскими выписками.

Вся эта рутина — и есть обычная бухгалтерская работа. Бухгалтер заводит в бухгалтерскую программу аналог бумажного первичного документа и не всегда это просто, как кажется на первый взгляд.

Нужно хорошо знать программное обеспечение. В том случае, когда документы первоначально заносятся в управленческую программу, а уже потом все данные выгружаются в бухгалтерскую программу, необходимо уметь пользоваться обработками, позволяющими менять поля (данные) внутри табличного документа. Большинство бухгалтеров умеют пользоваться этими обработками, про аудиторов — не уверена.

У аудитора другая задача. Аудитор привык проверять.

Аудитор — это аналитик. Аудитор привык:

  • проверить работу другого,
  • анализировать увиденное на предмет соответствия действующему законодательству,
  • указывать на ошибки,
  • рассказывать, как должно быть.

Аудитор больше времени проводит, изучая и анализируя изменения законодательства. Это правда, что он быстрее бухгалтера назовет документ и номер статьи, где написано, как сделать правильно. С точки зрения знания программного обеспечения, аудитору важнее знать, как сформировать в 1С тот или иной отчет, ту или иную кросс-таблицу, чтобы проверить бухгалтера.

Почему аудиторы сами не ведут аутсорсинг бухгалтерии.

Аудитор заточен на проверку. Это ему больше нравится. И за это платят большие деньги. При первой же возможности (а это конец осени, зима и начало весны — время годовых аудиторских проверок), аудитор займется аудиторской проверкой. Поэтому, аутсорсинг бухгалтерии аудитор передаст другому работнику более низкой квалификации. Этот другой работник, будет либо студент финансового вуза,  либо сторонний бухгалтер более низкой, чем аудитор, квалификации.

Аудитор возьмет на себя проверку того, что сделает его подопечный. Вот только времени на проверку у аудитора может не хватить. Он же занимается аудиторской проверкой, по которой нужно еще составить письменный отчет. Все это надо сделать быстро, потому, что уже подписан договор на следующую аудиторскую проверку. От аудиторских проверок отказываться нельзя, наступит апрель-май и проверки сами исчезнут до осени.

Поэтому аутсорсинг бухгалтерии будет жить своей жизнью, а аудитор, который заключил договор на  аутсорсинг бухгалтерии — своей. И, безусловно, заказчик об этом не узнает. Заказчик будет продолжать думать, что ему очень повезло и он получил сразу трех специалистов в одном флаконе (бухгалтера, юриста и аудитор — все в лице аудитора). Заказчик не узнает, что, скорее всего, работать будут подрядчики, в лучшем случае — бухгалтера — практики, в худшем — студенты финансовых вузов.

Различия в отношении к делу у бухгалтера и аудитора.

Стоит несколько слов сказать и о самом отношении к делу. Аудиторы всегда составляют жесткий график документооборота. Несоблюдение графика документооборота (то есть несоблюдение сроков передачи документов заказчиком аудитору) может негативно отразиться на заказчике:

  • либо услуга не будет оказана в срок, когда ее ожидает заказчик,
  • либо услуга будет оказана своевременно, но за дополнительную оплату.

Пример из жизни (из практики). Специфика компании — электромонтажные работы. Сотрудники компании работают на объектах по всему городу. Численность большая. По объективным и субъективным причинам работник вспоминает сегодня вечером, что завтра он уходит в отпуск. В срочном порядке вечером работник пишет заявление на отпуск. И вечером того же дня или даже утром следующего дня отправляет заявление бухгалтеру. И такая ситуация — не единичный случай. Так бывает часто, даже очень часто.

Чтобы не нарушить действующее законодательство, бухгалтеру утром нужно срочно рассчитать отпускные и перечислить их на карточку сотрудника. Можно с уверенностью сказать, что бухгалтер аутсорсинговой компании поворчит про себя, но сделает так, как просит заказчик без дополнительной платы за скорость и за нарушение графика документооборота. Бухгалтер аутсорсинговой компании дорожит заказчиком. Денежные средства, которые платит заказчик — единственный заработок бухгалтера аутсорсинговой компании.

Аудитор, который временно осуществляет аутсорсинг бухгалтерии, вспомнит про график документооборота, выставит счет, дождется подтверждения оплаты или попросит работника переписать заявление. Он не будет входить в положение заказчика, бесплатно навстречу заказчику не пойдет. Аудитор не будет переживать, если потеряет клиента, у которого он ведет бухучет. Аудитору важен заказчик на аудиторскую проверку.

За многими заказчиками числится еще один грех. Они до последнего дня приносят бухгалтеру документы от поставщиков, пытаясь всеми силами снизить сумму НДС, причитающуюся бюджету. Бухгалтер принимает и проведет эти документы, даже если они поступили вечером в пятницу, а декларацию нужно сдавать в следующий понедельник.

Аудитор вообще не примет к учету счета-фактуры вечером в пятницу, если утром в понедельник нужно сдавать налоговую декларацию. Он вспомнит про график документооборота и будет сто раз прав.

Поэтому, выбирая аутсорсинг бухгалтерии, оцените возможности выполнения жесткого графика документооборота, возможности бюджета компании-заказчика, принципы работа компании- аутсорсера, которой будет поручено ведение бухгалтерского учета.