Электронный документооборот: быть или не быть

Начиная трудовую карьеру бухгалтера во времена арифмометра “Феликс” и бумажных оборотных ведомостей, склеенных из нескольких пустографок (от чего размер одной оборотной ведомости становился примерно метр на метр), невозможно было даже представить, что однажды на смену всей этой бухгалтерской атрибутике придет электронный документооборот.

Первое счастье бухгалтера — калькулятор.

Помню, когда в бухгалтерию, где я трудилась, закупили электронные вычислительные машинки “Электроника” (они тогда еще не назывались калькуляторами), радости моих коллег — бухгалтеров не было предела. Это чудо техники значительно облегчила процесс подсчета итогов в бумажных бухгалтерских оборотках и шахматках.

Второе счастье бухгалтера- бухгалтерская программа.

Второе бухгалтерское счастье случилось, когда появились первые бухгалтерские программы. Умные люди-программисты автоматизировали самую рутинную часть бухгалтерской работы (итоги в бухгалтерских регистрах программа подсчитывала самостоятельно, формировала оборотные ведомости, оставалось только вручную заполнить баланс, налоговые декларации и отчеты во внебюджетные фонды). Примерно одновременно стали появляться системы “клиент-банк” и именно эти системы специалисты связывали с понятием “электронный документооборот”.

Система банк-клиент как прототип документооборота.

Шло время, технический прогресс не стоял на месте.

Электронный документооборот банковскими документами по системе “клиент-банк” окончательно избавил бухгалтеров от необходимости ежедневно посещать банковские кредитные учреждения. Бухгалтерские программы тоже становились все более умными, их научили заполнять баланс, налоговые декларации и другие отчеты.

И только первичные (как их многие называют — закрывающие) документы так и продолжают существовать на бумаге. С подписью и печатью. Жизнь бухгалтера превратилась в борьбу за эти бумажки с подписью и печатью. Бухгалтер, которому поручено собирать первичные документы в течение месяца, напоминает белку в колесе (документов все больше и больше, отследить, какой документ отсутствует, все сложнее).

Третье счастье бухгалтера — электронный документооборот.

Электронный документооборот юридически значимыми документами между компаниями придумал кто-то очень-очень добрый, он пожалел бухгалтеров. Долгое время внедрение системы электронного документооборота пробуксовывало. Причина проста и сложна одновременно. Отсутствовала система роуминга документов. Чтобы компании могли обменяться документами, подписанными электронной подписью, через Интернет, необходимо было разработать механизм обмена (роуминга) подписанными документами между различными операторами, осуществляющими электронный документооборот (ЭДО).

Буквально недавно решена и эта задача. Спасибо фирме “1С”. Теперь можно без использования других программ, то есть прямо из “1С- Бухгалтерия”, обмениваться юридически значимыми документами (счетами, актами, накладными, счетами-фактурами и др.) через одного из операторов, поддерживающих технологию “1С-ЭДО”. Необходимо либо иметь действующий договор “1С-ИТС” или подключиться к сервису “СтартЭДО”.

И (о, чудо), входящие документы от поставщиков в рабочей бухгалтерской программе формируются автоматически на основании полученных электронных документов, их нужно (внимание!) только провести!!! Понимаете? Не надо вбивать документы вручную!

Ура! Электронный документооборот — эта, казалось бы несбыточная мечта бухгалтера, стал явью. Признаюсь, пока не знаю, как это работает на практике. Но в самое ближайшее время планирую опробовать сервис 1С-ЭДО на одном маленьком предпринимателе.