Очень многие думают, что если есть бухгалтерская программа, то она и делает бухгалтерию. Вот раньше бухгалтера все делали сами, а теперь нажимают на кнопки в программе и все само делается. Откуда появилось такое ошибочное мнение — непонятно. Только оно очень распространенное. Практически все или почти все руководители предприятий думают именно так. В этой статье мы постараемся развеять этот миф.
Для того, чтобы купленное программное обеспечение превратилось в инструмент, позволяющий бухгалтеру вести бухгалтерский учет необходимо внести в программу исходные данные. Для этих целей сначала заполняем карточку предприятия:
- наименование предприятия,
- юридический адрес,
- регистрационные номера в налоговой, Пенсионном фонде, ФСС,
ответственные лица, - прочие данные, которые программа будет выводить в формах отчетности и формах документов.
Затем необходимо организовать справочники, которые будут применяться. Это “Контрагенты”, “Расчетные счета”, “Номенклатура” и другие.
И третье — внести входящие остатки по всем используемым аналитическим и синтетическим счетам.
И все, можно работать. То есть можно создавать электронные аналоги документов, которые передаются в бухгалтерию на бумажном носителе.
И вроде бы все просто и понятно. Только есть несколько бухгалтерских хитростей.
Необходимо следить за изменениями в существующем законодательстве и регулярно обновлять программное обеспечение. Если этого не делать, можно допустить ошибки как в ведении бухучета, так и в отчетности.
Необходимо контролировать правильное заполнение справочников. Важна система и однообразие. Для чего это нужно? Чтобы все пользователи знали как искать тот или иной элемент в справочнике и могли быстро его найти. Для чего это нужно? Чтобы не задваивались контрагенты, номенклатурные единицы и другие элементы справочников. Все пользователи должны вносить наименование элементов справочников однообразно и именно так, как принято на предприятии. Например:
- наименование номенклатурных позиций начинается с цифрового кода, а затем само наименование,
- наименование покупателей и поставщиков — без кавычек сначала название, потом форма собственности. У покупателей и поставщиков есть еще “полное наименование”, вот в нем необходимо отразить так, как положено писать в платежном поручении.
Необходимо тщательно заполнять все необходимые закладки во всех электронных документах. Это нужно, чтобы впоследствии все бухгалтерские и налоговые регистры заполнялись правильно. Это важно! Декларации в программе заполняются на основании регистров!
Необходимо регулярно выстраивать документы в хронологической последовательности, то есть, перепроводить документы. Что имеется ввиду?
В бухгалтерском учете существуют активно-пассивные балансовые счета,
по которым отдельно учитываются отгрузки и отдельно — погашение задолженности.
Так вот, именно за такими счетами необходимо тщательно следить. Например, отработали в программе банковские выписки за месяц, а затем начали проводить документы по реализации. Так вот, не всегда поступившие авансы закрываются отгрузками. Зачастую бывает необходимо перепровести документы по каждому контрагенту. Это занятие требует времени.
Необходимо постоянно анализировать данные бухгалтерского учета и проводить аналогии. Например, сопоставлять остаток “Входного НДС” на 19 счете и остатков на 60 счете “Расчеты с поставщиками”. Если же говорить о начислении заработной платы рабочим и служащим, то здесь необходимо анализировать расчетный листок каждого сотрудника. Даже если таких сотрудников 100 или 1000 человек. И по другому делать не советуем. Ошибаться на людях нельзя!
Так вот и получается, что все делает программа, но не сама, а при помощи бухгалтера и под его чутким контролем. И чем контроль тщательней, тем программа работает лучше. Но лучше бухгалтера никто не работает. Даже самая умная программа.
Если Вам необходима помощь в введении бухгалтерского учета, просим обращаться по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.