Выдача наличных денег из кассы предприятия

В деятельности предприятия часто возникает необходимость выдачи наличных денежных средств работникам в производственных целях:

  • служебная командировка работника,
  • необходимость срочно приобрести материальные ценности
  • необходимость оплатить какие-то услуги.

Как оформить выдачу наличных, чтобы не было нареканий со стороны проверяющих органов?

Прежде всего, необходимо составить приказ о порядке выдачи наличных денежных средств за подписью руководителя предприятия. В приказе необходимо указать:

  • наименование должностей, которым в производственных целях могут быть выданы наличные деньги из кассы,
  • сроки, на которые денежные средства могут быть выданы,
  • сроки, в которые подотчетные лица должны отчитаться о расходовании полученных сумм,
  • механизм выдачи денег из кассы,
  • ограничения по выдачи наличных денег из кассы.

Составляя список должностей, которым разрешается получать наличные денежные средства в подотчет, необходимо учесть все должности, включая тех специалистов, которые могут быть направлены в служебную командировку. Необходимо составить именно список должностей, а не перечень фамилий, чтобы не переделывать приказ всякий раз, когда кто-то увольняется или поступает на работу.

Определяя сроки, на которые выдаются деньги, нужно учесть тот факт, что авансовый отчет необходимо представлять не позднее 3-х рабочих дней по возвращении из командировки. Подотчетное лицо не может получить новую сумму, пока не отчитается по предыдущей, то есть по ранее полученной сумме.

Если денежные средства выданы на хозяйственные нужды, срок выдачи не должен превышать одного месяца. В противном случае, факт выдачи денег проверяющие будут расценивать, как материальную выгоду и начислят с подотчетной суммы ндфл.

Механизм выдачи денег должен быть прост и понятен для всех. Обычно распорядительным документом, на основании которого кассир имеет право выдать деньги подотчетному лицу, является служебная записка. Служебная записка в этом случае является распоряжением директора о выдаче наличных денег на покупку или на расходы. В записке должна быть указано:

  • кому (должность, фио),
  • для каких целей выдаются деньги.

Служебную записку в обязательном порядке подписывает руководитель подразделения и утверждает директор предприятия. Если подпись директора на служебной записке отсутствует, кассир не имеет права выдавать наличные деньги из кассы предприятия.

Отсутствие у подотчетного лица задолженности по ранее выданной сумме может подтвердить только бухгалтерская служба. Поэтому на служебной записке необходима подпись бухгалтера.

При выдаче денег кассир выписывает расходный кассовый ордер подотчетному лицу, прикладывает служебную записку за подписью директора и бухгалтера. В этом случае подпись директора и бухгалтера на РКО необязательна.

На предприятии необходимо установить ограничения по суммам, выдаваемым на хозяйственные нужды. Кроме случаев, когда приобретается какая-то товаро-материальная ценность, стоимость которой заранее известна. В этом случае выдается сумма, равная стоимости приобретаемой тмц.

По вопросам ведения бухгалтерского учета просьба обращаться по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.