Для одних бухгалтерия — работа, для других — темный лес и три индейца. Как НЕ БУХГАЛТЕРУ разобраться в бухгалтерском учете?
Многие предприниматели — владельцы и руководители бизнеса не понимают:
- чем занимается их бухгалтер,
- за что они платят бухгалтерам заработную плату,
- как проверить работу бухгалтера,
и поэтому не любят бухгалтеров и мечтают когда-нибудь избавиться от штатного бухгалтера.
В один прекрасный день такие предприниматели принимают решение организовать самостоятельное ведение бухгалтерии в эксель (Microsoft Excel).
Вообще, Microsoft Excel — отличная программа, очень полезная, многие бухгалтера ведут в ней вспомогательные расчеты и таблицы, с помощью которых сами себя проверяют. Но вот насколько можно организовать ведение бухгалтерского учета в Microsoft Excel?
Только самый примитивный, то есть очень простой, совсем несложный бухгалтерский учет можно организовать в Microsoft Excel так, как это требует российское законодательство.
Вернее, не требует. Потому, что такой способ ведения бухгалтерского учета годится только для тех, кому по законодательству разрешено не вести бухгалтерский учет. А это — самозанятое население, Индивидуальные Предприниматели, частные нотариусы и авдокаты.
В чем смысл бухгалтерского учета? В отражении фактов хозяйственной жизни в хронологической последовательности.
Как ведется бухгалтерский учет, какой прием используется для ведения бухгалтерского учета? Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счета. Действует железное правило, знакомое всем: если в одном месте убудет, то во втором — прибудет.
Что имеется ввиду?
- Оплатили счет поставщика и получили товар, денег стало меньше, а товаров больше.
- Продали товар покупателю и получили деньги, товара стало меньше, а денег больше.
- И так далее.
Каковы требования российского законодательства в части ведения бухгалтерского учета?
- наличие надлежащим образом оформленных первичных учетных документов
- наличие бухгалтерских регистров.
В рассматриваемом случае бухгалтерские регистры не в счет. Поскольку от ведения бухгалтерского учета ИП освобождены, значит и регистры вести не нужно.
Первичные документы все равно придется составлять, поскольку второй стороне сделки они будут нужны. Можно составлять первичные документы по любой форме, важно только, чтобы документ содержал все обязательные реквизиты и был принят и подписан второй стороной сделки.
Можно воспользоваться типографским бланком унифицированной формы. Купили бланки и заполняем вручную. Или нашли нужный бланк с сети интернет, скачали и заполнили. Времени потребуется больше, чем заполнить аналогичный электронный документ.
Есть ли какие-то моменты, которые необходимо учитывать даже если нет обязанности вести бухгалтерский учет (как в нашем случае, у ИП)?
Даже если ИП работает самостоятельно, без наемных работников, есть моменты, которые необходимо учитывать:
- учет поступающей выручки,
- учет номенклатуры (материалов, товаров, услуг),
- учет расчетов с поставщиками,
- учет расчетов с покупателями,
- определение суммы налога, который необходимо будет оплатить в бюджет
- учет расчетов с бюджетом по налогам.
Теперь попытаемся описать словами, какие должны быть листы в Microsoft Excel.
- Поступления по банку в разрезе покупателей.
- Поступления по кассе в разрезе покупателей.
- Расчет с покупателями в разрезе поступление денег/отгрузка товара.
- Расчет с поставщиками в разрезе поставка/оплата поставки.
- Учет номенклатурных позиций (приход и расход по каждой позиции отдельно), на каждую номенклатурную позицию — свой отдельный лист.
- Расчет суммы налога по УСН.
Организовать ведение бухгалтерии в Microsoft Excel можно. Самое главное, не запутаться. Как контролировать? А вдруг Вы отвлеклись, и не записали какую-то позицию в таблице Microsoft Excel, что с чем Вы будете сверять?
Еще не забываем, если ИП применяет Упрощенную Систему Налогообложения необходимо вести Книгу доходов и расходов. Допустим, книгу тоже заполним в Microsoft Excel.
Декларацию по УСН нужно подавать один раз в год, купим бланк или найдем в интернете, заполним и подадим в налоговую инспекцию. Здесь проблем нет.
А вот что вы будете делать, если поставщик или покупатель попросит у Вас Акт сверки расчетов? Попросите у него сделать самостоятельно Акт и передать Вам?
А если у него нет возможности составить такой документ (полетела электронная база, например), что тогда?
Уважаемые предприниматели. Если Вы все-таки решитесь на ведение бухгалтерского учета в Microsoft Excel, помните, что при таком способе ведения учета:
- Вам будут необходимы дополнительно бланки книги доходов и расходов, бланки форм первички, бланки отчетности.
- Вам будет нужно обеспечивать соблюдение принципа двойной записи на счетах (в Ваших таблицах, в одном месте — получили, в другом — отдали).
В противном случае, ошибок и штрафных санкций не избежать.
Отсюда вывод — безопасное для бизнеса ведение бухгалтерского учета в Microsoft Excel возможено, если хозяйственных операций будет не более 10-15 в месяц и номенклатура товарных позиций будет небольшой.
Во всех остальных случаях рекомендуем приобрести самую простую и недорогую программу. Тогда программа будет обеспечивать для Вас соблюдение принципа двойной записи на счетах, а также обеспечит Вас необходимыми бланками и формами, актами сверок и прочими документами.
Если же у Вас остались вопросы по ведению бухгалтерского учета, обращайтесь по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.