Учет расчетов с рабочими и служащими — отдельная тема для серьезного разговора.
При приеме сотрудника на работу необходимо заключить с ним трудовое соглашение (Трудовой договор). Желательно составить договор в бумажном виде.
В трудовом договоре необходимо четко прописать условия труда, указать размер заработной платы (оклад) и предусмотреть возможность дополнительных выплат и вознаграждений (премии по итогам работы за период), а также сроки выплаты заработной платы.
Размер премий лучше не указывать, сославшись на Положение о премировании.
В Положении о премировании четко указать:
- за какие заслуги положены какие вознаграждения или премии, их размеры,
- периодичность выплаты премий и вознаграждений.
В Положении о премировании должна быть раскрыта методика начисления премий и других дополнительных вознаграждений как в целом по компании, так и по структурным подразделениям.
Системы показателей премирования и размеры премирования необходимо четко продумать для каждой специальности или группы работников.
Лучше предусмотреть плавающий размер премий (от и до), либо в процентах от оклада, либо в абсолютном выражении.
Рекомендуем составить Приказ о внутреннем распорядке работы компании (начало, окончание работы, перерывы для приема пищи и технологические перерывы, места для курения, рекомендации по внешнему виду и прочее).
Особенно тщательно следует подойти к разработке должностной инструкции.
Должностная инструкция составляется так, чтобы было понятно:
- какой объем работы и в какие сроки должен быть выполнен работником,
- какие итоговые документы и в какие сроки представлены.
Чем более детализирована должностная инструкция, тем лучше.
Даже незначительные, на первый взгляд, задачи необходимо раскрыть в должностной инструкции.
В предусмотренных законодательством случаях (например, при приеме на работу кассира), необходимо составить Договор о материальной ответственности.
При оформлении на работу сотрудника, ему необходимо предъявить под роспись следующие документы:
- Приказ о приеме на работу,
- Трудовой договор,
- Договор о материальной ответственности,
- Должностную инструкцию,
- Правила внутреннего распорядка (для ознакомления),
- Положение о премировании (для ознакомления).
Ознакомив работника под роспись с Правилами внутреннего распорядка и
Должностной инструкцией, работодатель сможет обезопасить себя от нежелательных последствий и, в случае необходимости, законными методами применить к работнику меры воздействия. Это важно.
Советуем составить памятку — перечень документов, которые сотрудник должен предоставить при поступлении на работу:
- паспорт гражданина РФ,
- документ о регистрации в ПФ РФ,
- документ о присвоении ИНН,
- документы для получения вычетов на детей (свидетельства о рождении),
- документ об образовании,
- и другие.
Это позволит в будущем избежать проблем при сдаче бухгалтерской отчетности в Пенсионный Фонд и ФНС.
Документы подписаны, принимаем работника в штат, заполняем его личную карточку (это делается в бухгалтерской программе).
Работник приступает к работе и готовится получить зарплату.
Несколько слов о системах оплаты труда.
Существуют — окладно-премиальная система и сдельно-премиальная система.
Окладно-премиальная система система оплаты труда - самая простая (с точки зрения бухгалтерский расчетов).
Оклад рекомендуем назначать не менее прожиточного минимума.
Премии назначаются в соответствии с Положением о премировании за достижение особых показателей и при отсутствии замечаний по работе.
Сдельно-премиальная система оплаты труда применяется в том случае, если
размер оплаты труда работника зависит от выработки работника.
Такая система оплаты применяется на производстве.
Целесообразно разделить весь объем работы на группы в зависимости от сложности.
Чем сложнее работа, чем уровень квалификации работы выше, тем дороже расценки за такую работу.
Работники высшей квалификации за свой труд будут получать более высокую зарплату.
Предусматриваем премии за выполнение производственных показателей.
Можно применять бригадно-котловой метод начисления заработной платы, установив коэффициент трудового участия.
Доведите до сведения всех работников методики расчета заработной платы в компании.
У работников не должно создаваться впечатлений, что ему за что-то как-то платят, а как — он не понимает. Если все прозрачно и понятно, то меньше недовольных и снижается риск жалоб работников на незаконные действия работодателей.
Советуем следить за изменениями уровня заработной платы по отрасли.
Заведомо низкие заработные платы могут подтолкнуть работников к незаконному присвоению материальных ценностей работодателя, а по другому- к хищениям.
Заведомо большие заработные платы расхолаживают работников.
Работодатель должен запомнить правило, которое гласит:
рост заработной платы не должен опережать рост производительности труда.
Зарплату начисляем и выплачиваем два раза в месяц (как того требует законодатель). Для этих целей в установленные сроки в бухгалтерию компании должны быть представлены табели учета рабочего времени, бригадные расчеты, служебные записки о премировании и другие документы, необходимые для расчетов зарплаты.
Помним, задержка выплаты зарплаты — это уголовная ответственность.
Если работник болел, принимаем к оплате правильно оформленный больничный лист, потом часть расходов возмещаем за счет средств Фонда социального страхования.
Если работник находился в служебной командировке, за дни командировки оплачиваем из расчета среднего заработка.
Если работник находился в очередном отпуске, ни в коем случае “не ставим ему в табеле “восьмерки”, оформляем приказ на отпуск и выплачиваем отпускные за три дня до начала отпуска.
Работодатель обязан в конце года составить и согласовать график отпусков на следующий год. И этого графика желательно придерживаться.
Отдел кадров, или лицо, исполняющее функции отдела кадров, обязано следить
за тем, чтобы работники отгуливали отпуска в срок.
Несколько слов о способах выдачи заработной платы.
Самый современный метод выдачи зарплаты - зачисление на банковские карты сотрудников.
Для этих целей всем работникам в рамках зарплатного проекта в обслуживающем банке оформляются пластиковые (банковские) карты.
Каждой банковской карте соответствует счет, который банк открывает работнику.
В день выплаты зарплаты денежные средства перечисляются с расчетного счета компании на счета работников. Банковская пластиковая карта — этом механизм, посредством которого работник управляет своим счетом (можно как получать деньги, так и вносить).
Можно выплачивать зарплату наличными денежными средствами.
Для этого либо деньги нужно получить в обслуживающем банке по чеку, либо выплату можно произвести из наличной денежной выручки компании.
Зарплата, не выданная в срок (допустим, работник заболел и не имеет возможности получить зарплату в установленный срок), депонируется и в дальнейшем уже выдается с депонента.
Не следует выдавать зарплату работника другому лицу, если это лицо не предъявит нотариально удостоверенную доверенность на получение денежных средств. Это важно.
И несколько слов о “конвертированной” схеме выплаты зарплаты.
Выдача зарплаты в конвертах — уход от налогов. Уголовно наказуемое деяние.
Не стоит забывать, что уголовную ответственность за выплату зарплаты в конвертах, несет не собственник, а руководитель компании.
Понятно, что за зарплату в конвертах еще пока никого не посадили.
Как понятно и то, что собственнику компании наиболее выгоден именно такой способ выплаты.
Работникам такой способ получения зарплаты мало интересен:
- нет гарантий, что будет выдана оговоренная сумма, а не меньшая,
- нет гарантий, что сумма будет выдана в срок выдачи зарплаты,
- нет гарантий, что сумма отпускных будет пересчитана с учетом сумм, выданных ранее в конверте,
- с суммы в конверте не перечисляются обязательные платежи в Пенсионный фонд,
- с маленькой официальной зарплатой банк не выдаст кредит под привлекательный процент, тем более ипотечный кредит.
Даже если вниманию банка будет предложена справка по свободной форме, службы безопасности банка обязательно сделают звонок в бухгалтерию компании или директору компании и попросят подтвердить доход. А кто готов взять на себя ответственность за дачу заведомо ложных показаний?
И уж совсем нет никаких гарантий, что о зарплатах в конвертах не смогут узнать те службы, которым это особенно интересно (Налоговая инспекция или Комитет по труду)!
Для того, чтобы тайное стало явным, достаточно звонка работника компании (причем, себя можно не называть, только название компании и адрес).
Некоторые руководители считают, что потребуются доказательства выдачи зарплаты в конвертах. И если никто из работников не сможет предъявить конверт с ФИО, то и доказательств выдачи “черной” зарплаты нет.
Поэтому вместо фамилий на конвертах они предлагают рисовать ягодки, цветочки, грибочки, птичек, елочки, других представителей флоры и фауны.
Конечно, можно и так развлекаться. Но не стоит забывать о том, что работникам определенных служб достаточно просто свидетельских показаний.
А провести опрос свидетелей для них не представляет никаких сложностей.
Работа с персоналом, в том числе и в части оплаты за труд, требует определенного опыта, навыков, терпения и квалификации.
Обычно, выделяется счетный работник, специализирующийся в этой области бухгалтерского учета и способный не только квалифицированно начислить заработную плату персоналу, но и своевременно составить многочисленную отчетность в Пенсионный Фонд, Фонд социального страхования и Федеральную Налоговую Службу.
Для учета расчетов с рабочими и служащими по оплате труда в бухгалтерском учете предусмотрен балансовый счет 70.
Несколько слов о расчетах с подотчетными лицами.
Для этих целей в бухгалтерском учете предусмотрен балансовый счет 71.
Список лиц или должностей, которые могут получать деньги на хозяйственные нужды под отчет, необходимо оформить Приказом по предприятию.
В Приказе необходимо указать сроки, на которые выдаются денежные средства.
По окончании срока, оговоренного в приказе, подотчетному лицу необходимо составить авансовый отчет и приложить к отчету первичные учетные документы (чеки, квитанции, и прочие).
После проверки бухгалтер производит окончательный расчет по полученной сумме (излишек денежных средств подотчетное лицо должно внести в кассу, а перерасход получить по расходному ордеру).
Только после этого может быть выдана под отчет другая сумма денег.
Аналогичное правило действует в отношении сумм, выданных в качестве командировочных расходов.
Деньги под отчет на цели служебной командировки выдаются на основании
Приказа на командировку за подписью руководителя.
По возвращении, командированный должен представить в бухгалтерию отчет о командировке и авансовый отчет, к которому приложить:
- проездные документы,
- документы, подтверждающие проживание,
- квитанции о сборах,
- если командировка заграничная- необходима копия загранпаспорта с отметкой о прохождении границы.
Бухгалтер проверит авансовый отчет и произведет окончательный расчет с подотчетным лицом (с командированным).