Если в деятельности организации используется автомобиль, то расходы на эксплуатацию этого автомобиля можно учесть в бухгалтерском учете. Для этого необходимо, чтобы расходы на эксплуатацию автомобиля были экономически оправданы и документально подтверждены.
Документальным подтверждением расходов на горюче-смазочных материалы является путевой лист. Предприятие может использовать унифицированную форму путевого листа, а может разработать свою форму, утвердить приказом директора.
В самостоятельно разработанных формах путевых листов должны содержаться следующие обязательные реквизиты:
- наименование организации,
- дата составления,
- наименование документа,
- наименование и марка автомобиля,
- фио водителя,
- должность ответственного за составление путевого листа,
- личные подписи и расшифровки подписей,
- показания спидометра,
- показания расхода топлива,
- маршрут следования.
29 апреля 2003 года Министерство транспорта России утвердило Нормы расхода топлива и горюче-смазочных материалов № Р3112194-0366-03. Этот документ рекомендован к применению для автотранспортных предприятий, но он может быть использован для определения норматива расхода по ГСМ в целях исчисления налога на прибыль и на других предприятиях.
В качестве норм списания ГСМ можно использовать технические нормы расхода топлива и смазочных материалов, рекомендованные заводом - изготовителем и содержащиеся в техпаспорте транспортного средства.
Если расходы на ГСМ, произведенные Вашей организацией, значительно превышают нормы расхода, установленные Минтрансом или нормы, содержащиеся в техпаспорте транспортного средства, то можно списать ГСМ по фактическим расходам, утвердив фактические нормы в качестве применяемых на предприятии норм расходования ГСМ. Для более точного определения нормы фактического расхода необходимо учитывать следующие факторы использования автомобилей:
- городской цикл,
- зимнее время,
- поездки по трассе (по загородным дорогам).
В любом случае выбранные нормы необходимо утвердить в качестве применяемых на предприятии. Для этих целей необходимо издать приказ или внутреннее распоряжение за подписью директора.
На предприятиях, не являющихся автотраспортным, разрешается заполнять один путевой лист за месяц на каждый из автомобилей. По окончании месяца путевой лист сдается в бухгалтерию. Бухгалтерия осуществляет выборочный контроль соответствия записей в путевом листе и остатков топлива в баках автомобилей. Основанием для списания топлива на затраты является накопительная ведомость данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный период.
По вопросам ведения бухгалтерского учета просим обращаться по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.