Трудовая инспекция сообщила о намерении прийти на проверку. Что проверить, на какие документы обратить внимание?
Для начала выясняем, каков характер проверки: плановая или внеплановая (по жалобе сотрудника). Во втором случае претензий и предъявленных требований к компании будет значительно больше.
Инспектор проверит все кадровые документы, в особенности:
- трудовые договоры,
- приказы о приеме и увольнении сотрудников,
- приказы о командировках,
- личные карточки сотрудников,
- личные дела сотрудников,
- трудовые книжки,
- штатное расписание,
- график отпусков.
Чтобы избежать возможных штрафных санкций со стороны инспекторов Трудовой комиссии, проверим еще раз наличие всех необходимых документов и правильность их оформления.
Прием сотрудников на работу.
При приеме сотрудника на работу, его необходимо:
- Составить письменное Трудовое соглашение.
Наименование должности в Трудовом соглашении, в трудовой книжке и в штатном расписании должно быть одинаковое.
- Ознакомить под роспись со следующими локальными актами:
- Положение о внутреннем распорядке,
- Положение о защите персональных данных,
- Положение о заработной плате и премировании,
- Инструкция по охране труда.
Листок, на котором работник поставил свою подпись об ознакомлении, необходимо подшить в личное дело сотрудника.
3. С содержанием приказа о приеме работник должен быть ознакомлен в течение 3-х дней под роспись.
Увольнение сотрудников.
При увольнении работников необходимо:
- Проверить правильность общего порядка увольнения сотрудников.
- Не допустить нарушение сроков выплаты расчета при увольнении.
- Не допустить нарушение сроков выдачи трудовой книжки работнику.
Предоставление очередного отпуска сотрудникам.
- График отпусков должен быть представлен в печатном виде. Дата утверждения графика отпусков на следующий календарный год — не менее чем за две недели до окончания отчетного года.
- Работник должен быть извещен о начале отпуска под роспись не менее чем за две недели.
- Отпускные должны быть выданы не менее, чем за три для до начала отпуска.
- Одна часть очередного отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Оплата труда.
- Размер оплаты труда не ниже установленного минимального размера оплаты труда по субъекту РФ.
- Выплата заработной платы два раза в месяц.
- Одинаковый размер оплаты труда для работников, занимающих одинаковые должности.
Служебные командировки.
Обязательно наличие служебного задания и отчета о служебной командировке.
Дисциплинарные взыскания. Недопустимо:
- Нарушение сроков применения дисциплинарных взысканий.
- Применение нескольких дисциплинарных взысканий за один и тот же проступок.
Приказы по личному составу и личные карточки. Недопустимо:
- Нарушение требования об ознакомлении работника о содержании приказа под роспись.
- Нарушение сроков хранения приказов по личному составу.
- Нарушение требования о ведении личных карточек, отсутствие экземпляров личных карточек, распечатанных на бумажном носителе и подписанных работником.
Если проведя такой аудит кадровых документов Вы не обнаружите недочетов, значит, проверка для Вашего предприятия может закончиться без штрафных санкций.
По вопросам ведения бухгалтерского и кадрового учета просим обращаться по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.