Многие предприниматели и руководители слышали, о том, что бывают проблемы с бухгалтерией.
По каким причинам такое возможно, на что обратить внимание, чтобы проблемы в бухгалтерском учете компании Вас не коснулись?
В этой статье мы собрали несколько рекомендаций предпринимателям и руководителям из личного опыта главного бухгалтера с большим стажем работы.
Существует много факторов, которые влияют на состояние и достоверность данных бухгалтерского учета:
- наличие или отсутствие первичных документов,
- систематическая обработка первичных документов и их отражение в бухгалтерской программе,
- личные качества бухгалтера (его квалификация, ответственность),
- степень загрузки бухгалтерского персонала,
- порядочность исполнителей и ответственных лиц.
Оформлять первичные документы и передавать их на обработку бухгалтеру нужно регулярно.
Все операции, которые проводятся на предприятии (покупка чего-то, получение денег, оплата поставщику за товары или услуги) должны оформляться первичными документами.
Иногда исполнители забывают оформлять документы. Например:
- Покупатель передал деньги за товар, а исполнитель забыл отдать деньги кассиру предприятия.
- Исполнитель получил от поставщика товар, а накладную на поставку товара взять забыл.
- Исполнитель отгрузил товар, но забыл подписать накладную на передачу товара у покупателя.
Вроде бы мелочи, какая-то подпись и печать.
Вот какие последствия могут ожидать в каждом из случаев:
- Если деньги так и не дойдут до кассы, то за покупателем будет числится задолженность. А ведь фактически покупатель ничего не должен. Таким образом может возникнуть разногласие с покупателем. Если, при этом, исполнитель, которому были переданы деньги, уволится, то сумму в кассу придется оплатить руководителю.
- Если накладная от поставщика так и не поступит, за поставщиком будет числится долг. А на складе покупателя будет излишек. Если об этом излишке долго не будет никто вспоминать, есть вероятность, что нечестные работники склада воспользуются этой ситуацией. Когда пройдет достаточно времени, поменяются люди, установить истину будет достаточно сложно.
- Отсутствие подписи покупателя на накладной на передачу товара или доверенности на право получения товара, означает, что получатель товара может отрицать факт получения.
Если Вы хотите, чтобы проблемы с бухгалтерией Вас не касались, требуйте от всех служб вовремя оформлять первичные документы и передавать их в бухгалтерию для обработки.
Поручите бухгалтерской службе незамедлительно обрабатывать все первичные документы.
Для того, чтобы учетные данные, которыми Вы пользуетесь, были актуальными, требуйте, чтобы бухгалтерская служба оперативно обрабатывала все имеющиеся документы. Многие бухгалтера любят, получив очередной документ, положить его в папку с такими же аналогичными документами, накопить побольше, в потом, раз в неделю или в месяц, обработать все документы сразу.
Можно и так работать. Но не забывайте, бухгалтер может заболеть, может нагрянуть проверка и тогда времени на обработку документов останется мало. В суматохе можно вообще потерять какой-нибудь из документов.
Бухгалтеру необходимо достаточно времени, чтобы проверить документ и правильно отразить его в бухгалтерской программе. В противном случае, ошибки и проблемы в бухгалтерском учете неизбежны. Вот почему важна системность в обработке документации.
Подбирая кандидатуру на должность бухгалтера, выбирайте разумом.
Выбирая из нескольких претендентов, обращайте внимание не на модельную внешность и молодой возраст, а на личные качества бухгалтера:
- квалификация и опыт,
- порядочность,
- дисциплинированность,
- честность,
- ответственность.
Многие еще помнят времена, когда директор и бухгалтер постоянно кого -то посещали, то банк, то налоговую, то кого-то из контрагентов, и так по несколько раз в неделю. Каждый директор старался на должность главного бухгалтера взять молодую и симпатичную.
Времена изменились. Электронная отчетность, система Банк-Клиент, современные средства связи (скайп) позволяют свести поездки к минимуму.
Знания, помноженные на многолетний опыт, а также порядочность, честность и ответственность являются главными качествами, которыми должен обладать бухгалтер.
Предприниматель должен быть спокоен, что каждый рубль под контролем. Отчетность составлена правильно и сдана в срок. Специалист с недостаточным опытом, безответственный и непорядочный, не сможет решить проблемы с бухгалтерией.
Если бизнес развивается, бумажной работы и степень загрузки счетного персонала становится все больше, не стоит экономить. Наймите бухгалтеру помощника.
Принимая решение, бухгалтеру необходимо думать, изучать законодательство, которое постоянно меняется. В противном случае бухгалтер будет занят обработкой первички, времени на проверку и анализ данных будет не хватать. Какая уж тут бухгалтерия без авралов и проблем?
Постоянно проявляйте бдительность. Интересуйтесь состоянием расчетов с поставщиками и покупателями.
Иногда исполнители и ответственные лица ведут себя непорядочно. Причем, выявить такие факты бывает непросто. И без помощи бухгалтерии в таких случаях не обойтись.
Вот пример, который произошел чуть больше шести лет назад.
На одном крупном предприятии по причине загруженности бухгалтерской службы и недостаточной квалификации главного бухгалтера не проводились сверки расчетов с поставщиками. Этим воспользовался один из служащих.
Практически все детали, необходимые для производственной деятельности, предприятие получало от основного поставщика. Если каких-то деталей не доставало, их закупали у аналогичных предприятий. Такая практика не вызывала ни у кого подозрений. Служащий был хорошо знаком работникам аналогичного предприятия. Товар часто отпускался в счет будущей оплаты.
Служащий быстро понял, что бухгалтерия ничего и ни с чем не сверяет. Поэтому, он обратился в аналогичное предприятие за некоторыми деталями на сумму порядка шестидесяти тысяч рублей. Детали были необходимы ему самому для личных нужд.
Детали он получил и попросил записать отгрузку на предприятие.
Расчет служащего был прост. Он собирался предъявить бухгалтерии предприятия неоплаченный счет за детали, которые использовал в личных целях, когда пройдет уже достаточно времени. Он был уверен, что разбираться не будут, просто задним числом проведут оприходование деталей на склад и списание их в производство. И затем оплатят без проблем.
Так бы и произошло, если бы не новый главный бухгалтер с его стремлением докопаться до истины. Получается, бухгалтерия без проблем выгодна предпринимателю.
И в заключении несколько слов о том, что в бухгалтерских компаниях тоже могут быть проблемы с бухгалтерией.
В настоящее время на рынке большое количество компаний, которые занимаются ведением бухгалтерского учета для других предприятий. Некоторые предприниматели ошибочно думают, что уж если передать ведение бухучета в бухгалтерское агентство, бухгалтерия без проблем обеспечена. Бывает и так, но не всегда.
Собираясь передать ведение учета специализированному бухгалтерскому агентству, поинтересуйтесь, для начала: каким образом будут передаваться дела и первичные документы и какая квалификация у специалистов агентства?
Если ничего от Вас не требуется, даже описи передаваемых документов, насторожитесь. Вчера одна знакомая рассказала, что подала заявление об увольнении из бухгалтерского агентства. Клиентов — огромное количество, а специалистов — мало, практически все, кто есть, не имеют нужной квалификации. Первичку забивают студенты, ничего не проверяется. Когда бухгалтер закрывает месяц, то льет слезы.
Клиент, уверен, что его бухгалтерия без проблем. Он просто не знает, что это не так.
Если же Вам действительно нужна бухгалтерия без проблем, обращайтесь с специалистам СальдоКонсалт по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.