По долгу службы работник может быть направлен в служебную командировку.
Какие документы необходимо иметь работнику, чтобы все расходы по командировке можно было признать в целях налогообложения?
В случае направления работника в служебную командировку оформляется Приказ о командировке, в котором отражается:
- должность и фио командированного,
- наименование предприятия и город, в котором предприятие находится,
- срок командировки (четко, с ...по),
- цель командировки — (служебная: обмен опытом, участие в конференции, др.).
Работнику выдается Служебное Задание, бланк которого состоит из двух частей:
- Служебное задание,
- Отчет о служебной командировке.
Работнику выдается Командировочное удостоверение, которое содержит отметки о прибытии в пункт назначения и убытии из пункта назначения.
Командировочное удостоверение не выдается, если работник направлен за границу (вместо командировочного удостоверения к авансовому отчету в таком случае прикладываются копии листа паспорта с отметками о пересечении границы).
Иногда работника направляют в один город на несколько различных предприятий. Нужно ли в таком случает проставлять отметку о прибытии/ убытии на каждом из предприятий? Конечно, лучше поставить отметки на всех предприятиях, но если по каким-то причинам такое невозможно, достаточно отметки одного предприятия.
При наличии других документов, подтверждающих фактическое пребывание в командировке (проездные документы, счета из гостиницы, отчет о служебной командировке), оформленное с недочетами командировочное удостоверение является полноценным документом. Такие выводы сделал ФАС Московского округа № КА-А41/15365-09 от 21.01.2012 года.
Предприятие оплачивает билеты до места командировки и обратно и проживание в гостинице и выдает на руки командированному проездные документы и реквизиты гостиницы и выдает командированному суточные.
Размер суточных может быть установлен любой, на усмотрение руководства предприятия. Однако, в целях налогообложения принимаются суммы суточных из расчета 700 рублей по России и 2500 рублей за границей за каждый день командировки.
Не позднее 3-х дней с момента возвращения из командировки необходимо составить авансовый отчет о командировке и произвести окончательный расчет по полученным подотчетным сумма.
К авансовому отчету необходимо приложить:
- командировочное удостоверение с отметками убыл/прибыл (печать принимающей стороны, подписи ответственных лиц),
- проездные документы (билеты, посадочные талоны),
- счета из гостиниц,
- служебное задание и отчет о служебной командировке,
- другие документы, подтверждающие расходование денег (например, чек такси) и служебную или объяснительную записку с указанием причин такого расхода.
Авансовый отчет утверждает руководитель предприятия, проверяет бухгалтер. После этого кассир производит окончательный расчет: излишки полученных подотчетных сумм возвращаются в кассу, перерасход по авансовому отчету выдается из кассы.
Если Вам необходима помощь в ведении бухгалтерского учета или составлении отчетности, просим обращаться по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.