Каждый плательщик налога на прибыль старается учесть все затраты предприятия и сделать налог на прибыль как можно меньше. Каждый инспектор, проверяя налога на прибыль, обращает пристальное внимание на следующие виды расходов:
- консультации и маркетинговые исследования,
- реклама,
- аренда помещений и площадок,
- расходы на форменную одежду и форменную одежду,
- услуги по уборке помещений и вывозу отходов.
Как правильно оформить документы по перечисленным расходам, чтобы у проверяющих не осталось сомнений в том, расход обоснован и действительно был произведен?
Консультационные услуги и маркетинговые исследования полезны, а иногда и просто необходимы предприятиям. Изучение и анализ сегментов рынка, конкурентов в конечном итоге приводят к увеличению числа клиентов и повышению выручки.
Услуги маркетолога могут быть необходимы, если предприятие собирается заняться дополнительным видом бизнеса, в котором еще нет наработок.
Полезно проконсультироваться по вопросам внедрения передовых систем оплаты труда и мотивации работников, или по вопросам внедрения нового программного обеспечения. Если в компании нет своего юриста, то придется обращаться за юридической консультацией в стороннюю организацию.
Со всеми компаниями, консультационными, юридическими или маркетинговыми услугами которых пользуется предприятие, необходимо обязательно заключить Договор на оказание услуг.
Акт о выполнении работ, который в рамках Договора будет представлен поставщиком, должен не просто содержать информацию о наименовании услуг и их стоимости. Необходимо составить Отчет о проделанной работе, приложить информацию аналитического характера, включая расчеты, схемы, выкладки.
Чем больше такой информации будет представлено, тем меньше у проверяющих будет сомнений в подлинности услуг. Отчет должен содержать итоговую часть, выводы, из которых будет прослеживаться экономическая полезность и обоснованность проведенной работы.
Реклама всегда вызывает пристальное внимание проверяющих. Поэтому, необходимо собрать материалы, подтверждающие, что реклама действительно проводилась.
- Если приобреталась реклама на щитах — фотографии щитов, в Акте обязательно должна содержаться информация о сроках, в которые на данных щитах (укажите адреса щитов) реклама была развешана.
- Если проводилась реклама на радио или телевидении, необходима Эфирная справка, а также дубликат эфирного ролика.
- Если проводилась реклама в Интернете, распечатайте картинки с сайтов, на которых публиковалась реклама, и приложите к Акту выполненных работ.
- Если проводилась реклама в печати, сохраните номер журнала или газеты, или хотя бы вырезку из номера.
- Если проводилось рекламное мероприятие (по примеру дней открытых дверей), необходим утвержденный руководителей компании маркетинговый план.
Маркетинговый план должен отражать следующее:
- цель мероприятия,
- сроки проведения мероприятия,
- примерный список приглашенных лиц,
- описание мероприятия,
- смету мероприятия.
По окончании проведения мероприятия необходимо составить Отчет о проведенном мероприятии и приложить маркетинговый план.
Арендные платежи тоже привлекают внимание проверяющих. Договоры по аренде помещений под офис, складских помещений или площадок для хранения товара требуют тщательной юридической проработки и мы не советуем на этом экономить. К договору необходимо приложить документ, подтверждающий право собственности арендодателя, или его право владения.
Размер арендной платы может быть достаточно высок. Стоимость аренды зависит от расположения офиса, состояния и наличия ремонта, наличие возможности подключения современных средств связи (беспроводной интернет, телефонная станция), роста стоимости коммунальных платежей. Необходимо предусмотреть возможность проведения текущих ремонтов за счет средств арендатора по согласования с арендодателем.
Если арендуются площадки под хранение товаров или складские помещения, необходимо обратить внимание на то, чтобы эти объекты были надлежащим образом оборудованы и хорошо охранялись.
В связи с арендой производственных и офисных площадей больших размеров, стоимость уборки таких помещений тоже может составить весомую сумму.
Особенно это касается случаев, когда производится:
- уборка труднодоступных мест (фасады и купола зданий),
- уборка производственных помещений специальными средствами (например, уборка зон по ремонту автотранпортных средств).
Стоимость уборки будет выше, если она проводится в ночное время.
Расходы на спецодежду и форменную одежду можно учесть в целях налогообложения прибыли. Для того, чтобы у проверяющих не было вопросов в отношении приобретения спецодежды и форменной одежды:
- включаем пункт о форменной одежде или о спецодежде в Трудовой договор с работником,
- разрабатываем специальный регламент — Положения о спецодежде и форменной одежде.
Специальная одежда (спецодежда) предназначена для защиты работников от вредных и негативных условий окружающей среды.
Разрабатывает и утверждаем:
- список специальностей и должностей, которым положена выдача спецодежды,
- комплекты спецодежды с указанием конкретных вещей (курта, брюки, кепка и др.),
- сроки выдачи и замены спецодежды.
Движение (выдачу и возврат) спецодежды отражаем в складских карточках.
Форменная одежда способствует идентификации персонала, лояльности покупателей, делает компанию узнаваемой в глазах потенциальных покупателей.
Разрабатывает и утверждаем:
- список специальностей и должностей, которым положена выдача форменной одежды,
- комплекты форменной одежды с указанием конкретных вещей (блузка, жилет, шейный платок, и др.),
- сроки выдачи и замены форменной одежды.
Движение (выдачу и возврат) форменной одежды отражаем в складских карточках.
Создаем приказ за подписью руководителя компании, в котором указываем :
- на обязательное требование для персонала носить форменную одежду или спецодежду в рабочее время,
- на необходимость вернуть полученную форменную или спецодежду в случаях увольнения работника, ввиду того, что форма и спецодежда является собственностью компании.