Все факты хозяйственной жизни предприятия должны быть отражены первичными документами. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции. И представлены в бухгалтерскую службу.
Зачастую происходит так, что поставщик формирует первичные документы спустя некоторое время, после окончания периода. Типичный пример из практики — ГУП ТЭК, который представляет документы числа 15-17 месяца, следующего за отчетным. Бухгалтер точно знает, что расход по потреблению теплоэнергии есть, а вот размер этого расхода не известен до середины месяца.
В таких случаях в те месяцы, которые не являются отчетными, бухгалтера принимают документы 15-17 числа и отражают расход в том месяце, за который выписаны документы (в случае с ГУП ТЭК, счет-фактура). Но вот как поступить в том случае, если месяц отчетный?
Обычно, с целью проверки внутренних оборотов, правильности заполнения налоговых регистров, а также для своевременного исчисления НДС и налога на прибыль в отчетные месяцы бухгалтерская программа закрывается именно в этих числах (15-17 числа каждого месяца). Это означает, что к этому сроку в учете должны быть отражены все первичные учетные документы. После этого срока доступ пользователей, занимающихся вводом первички в отчетном месяце, ограничивается. Все документы заносятся в программу только текущим месяцем.
Как быть?
Несвоевременное отражение расходов может квалифицироваться налоговыми службами как ошибка. Ошибку надлежит исправить в том налоговом периоде, налоговая база которого искажена. Правда, это не относится к тем случаям, когда:
- период совершения ошибки установить не удалось,
- ошибка не привела к уменьшению налогооблагаемой базы (суммы налога, причитающейся бюджету).
В случае с опоздавшими документами ГУП ТЭК уменьшение налогов (НДС и налога на прибыль) к уплате не произошло. Поэтому, можно отразить документы в том периоде, когда документы фактически поступили. Для того, чтобы подтвердить факт поступления документов, необходимо вести регистрацию поступивших документов. Это можно сделать на бумажном носителе (запись в амбарной книге), либо электронным способом (учет в электронной таблице). Если документ пришел по почте, рекомендуется сохранить почтовый конверт и приложить вместе с Актом или счетом-фактурой.
Необходимо принимать во внимание следующее. Опоздавшие документы, относящиеся к 4 кварталу отчетного года, правильнее отразить в 4 квартале, чтобы не искажать данные годовой финансовой отчетности. В этом случае необходимо будет уточнить декларацию по НДС, первоначально сформированную без учета данных опоздавшего документа.
В Приказе по Учетной политике компании необходимо отразить возможность отражения в учете фактов хозяйственной деятельности по мере поступления документов от поставщиков.
По вопросам ведения бухгалтерского учета и составления отчетности просьба обращаться к специалистам по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.