Редкие бухгалтера не делали ошибок в своей деятельности. Наверное только те, что вчера закончили институт и еще не устроились на работу по специальности.
Некоторые из ошибок бухгалтера способны обнаружить в результате самопроверки, некоторые из ошибок обнаруживаются при проверке (аудиторской или налоговой). Практически все бухгалтерские ошибки возможно исправить. Главное при этом — сохранить авторитет и репутацию квалифицированного специалиста.
Причины, по которым бухгалтера ошибаются, различны:
- ошибки самого бухгалтера, ввиду большого объема работы, усталости и невнимательности,
- ошибки подчиненных или сотрудников других подразделений,
- технические сбои в работе компьютеров.
Ошибки в связи с загруженностью бухгалтера.
Часто в периоды отчетности, когда нагрузка на бухгалтера увеличивается и сроки сдачи отчетности поджимают, бухгалтера делают ошибки. Причем сами же бухгалтера обнаруживают свои ошибки в результате:
- самопроверки,
- сверки расчетов,
- более детального анализа данных бухгалтерского учета и отчетности.
Только происходит это уже в следующем отчетном периоде и зачастую влечет за собою подачу уточненной декларации.
Ошибки подчиненных и сослуживцев.
Иногда ошибки совершают подчиненные или работники других служб. Вот распространенный и выразительный пример. Работник коммерческой службы представил в бухгалтерию комплект документов, бухгалтер проверил и вернул счет-фактуру, так как обнаружил ошибку в заполнении данных счета-фактуры.
Спустя какое-то время работник коммерческой службы принес переделанную счет-фактуру, которая опять была выписана с ошибками. Бухгалтер второй раз возвращает счет фактуру на переделку поставщику через представителя коммерческой службы. При этом оставляет себе копию счета-фактуры и принимает к вычету НДС по этой счет-фактуре.
Начинается отчетный период, про отсутствующую счет-фактуру все благополучно забывают. Спустя несколько недель вспоминают. А поставщик, оказывается, сгинул, испарился. Все, не получить исправленный документ. НИКОГДА.
Что получается: бухгалтер принял НДС к вычету по ксерокопии документа, который, к тому же, был неверно заполнен.
Что нужно сделать: подать уточненную декларацию по НДС и доплатить налог.
Ошибки в результате отказа техники, сбоев в энергоснабжении, и других катаклизмов.
Компьютерная техника может выйти из строя, может внезапно выключиться электричество по причине аварии на магистрали, и тогда часть данных может быть утеряна. Конечно, можно перепроверить все операции за день и восстановить данные (внести еще раз в программу), но при большом документообороте сделать это быстро порой просто невозможно.
Очень распространена ситуация, при которой владельцы и руководитель компании решает перейти с одного программного продукта на другой. Внедрение новой программы — всегда этап непростой.
В тех случаях, если:
- компания большая или имеет сложную внутреннюю структуру,
- программное обеспечение пишется под конкретные задачи,
- предусмотрена выгрузка данных из нескольких программ разных разработчиков в бухгалтерскую программу,
и при этом отсутствуют специалисты, которые на тестовой базе способны опробовать внедряемый продукт, бухгалтерии данного предприятия не позавидуешь. Обкатку программы будут проводить бухгалтера (уверена, знаю по личному опыту).
Со всей долей ответственности можно сказать, что бухгалтерия будет по несколько раз выгружать и загружать данные, отлавливать огрехи программистов и разработчиков и потом опять загружать и выгружать данные. Времени, чтобы заниматься бухгалтерским учетом, будет мало. Поэтому, ошибки могут быть и будут. Главное — постараться их вовремя исправить!
Чтобы избежать бухгалтерских ошибок или сократить их число, необходимо придерживаться нескольких нехитрых рекомендаций:
- избавить бухгалтерию от выполнения несвойственных функций,
- строго выполнять график документооборота,
- ввести систему внутреннего контроля
- не экономить на внешнем аудите.
Причем, руководство компании должно всячески способствовать выполнению этих рекомендаций.
Если Вам необходима помощь по ведению бухгалтерского учета, либо Вы решили провести проверку состояния бухгалтерского учета на предмет выявления бухгалтерских ошибок, просим обращаться по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.