Не важно, кто осуществляет ведение бухгалтерского учета: штатный бухгалтер, специализированная бухгалтерская компания или приходящий бухгалтер. В любом случае, другие службы компании будут обязаны взаимодействовать с бухгалтером, а попросту — передавать бухгалтеру первичные документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета и составления отчетности.
График документооборота.
Для того, чтобы процесс взаимодействия с бухгалтером проходил гладко, необходимо описать этот процесс — составить и утвердить график документооборота. График документооборота обязателен для выполнения всеми службами компании.
Сортировка документов по папкам.
Для того, чтобы бухгалтеру было удобнее проверять представленные документы, все документы нужно рассортировать и подшить в папки:
- Покупка (документы от поставщиков- акты выполненных работ или товарные накладные и счета-фактуры полученные),
- Продажа (документы по реализации — акты выполненных работ или товарные накладные для покупателей и счета-фактуры выданные),
- Банк (платежное поручение и счет, как основание для оплаты, содержащий разрешительную подпись руководителя),
- Касса (приходные и расходные ордера, Z-отчеты, журнал кассира-операциониста и кассовая книга),
- Авансовые отчеты,
- Договоры с поставщиками,
- Договоры с покупателями.
Все папки-регистраторы должны быть подписаны (на папке должны быть указаны наименования документов и период, к которому эти документы относятся).
Порядок возврата документов для внесения исправлений.
Бухгалтеру следует внимательно проверять первичные документы на предмет заполнения всех обязательных реквизитов, и своевременно сигнализировать о необходимости замены первичного документа. Если будут обнаружены документы с неверно заполненными реквизитами, рекомендуется вернуть неверный документ контрагенту, предварительно сделав для себя копию.
Мы также рекомендуем указать на копии документа дату возврата и другую необходимую информацию (например, обозначить или выделить неверно заполненные поля).
Регистрация “опоздавших” и “переделанных” документов.
В случаях, когда документы представляются несвоевременно, рекомендуется регистировать “опоздавшие” или “переделанные” документы в специальной амбарной книге, указывая дату представления, наименование и реквизиты документа и фио лица, передавшего документы.
Очень часто другие службы для различных внутренних целей просят бухгалтерию выдать на руки документ, представленный ранее.В таких случаях мы рекомендуем передавать только рабочие копии документов. В противном случае Вы рискуете остаться вообще без первичных документов.
Надеемся, что наши советы помогут Вам избежать недоразумений при взаимодействии с бухгалтером.
По вопросам ведения бухгалтерского учета и составления отчетности просим обращаться по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.