У предприятий часто появляется необходимость выдать деньги под отчет сотруднику на хозяйственные нужды. Работник направляется в служебную командировку и ему нужно возместить расходы на проезд, проживание и суточные, или работник покупает за свои личные деньги картридж для принтера или пачку бумаги. Как выдать деньги под отчет?
Выдать деньги под отчет работнику предприятия можно при выполнении двух обязательных условий:
- если работник является подотчетным лицом на основании Приказа по предприятию о подотчетных лицах,
- на основании личного заявления работника, подписанного генеральным директором.
Приказ о подотчетных лицах составляется ежегодно (и корректируется в зависимости от изменения ситуации), он может существовать как самостоятельно, так и в составе Приказа по Учетной политике. В Приказе по подотчетным лицам утверждается:
- список должностных лиц, с указание должности и фио, которым разрешается выдавать/получать подотчетные суммы,
- сроки, на которые выдаются подотчетные суммы,
- способы выдачи подотчетных денег (наличные, на банковскую карту, или возможны оба варианта).
Бухгалтер (кассир) может выдать деньги под отчет, при условии, что подотчетное лицо предъявит заявление в произвольной форме за подписью генерального директора. В заявлении указывается:
- необходимая сумма денежных средств,
- цели, на которые запрашиваются деньги
- способ выдачи (сколько, на что, наличные или на банковскую карту).
Заявление подписывается подотчетным лицом и визируется генеральным директором.
Прежде, чем выдавать подотчетную сумму, бухгалтер обязан проверить, не числится ли за подотчетным лицом задолженность по ранее полученным подотчетным суммам. Если подотчетное лицо не отчиталось по ранее полученным суммам, нельзя выдать деньги под отчет. Если задолженности за подотчетным лицом не числится, можно выдать деньги под отчет (наличные по расходному кассовому ордеру, или безналичный перевод на банковскую карту).
В установленные сроки подотчетное лицо обязано отчитаться об использовании полученной подотчетной суммы и произвести окончательный расчет. Для этого подотчетное лицо обязано составить авансовый отчет и приложить к нему все первичные оправдательные документы (товарные чеки, чеки, товарные накладные и проч.).
Авансовый отчет утверждается генеральным директором. После этого, если израсходовано меньше денег, чем было получено, излишки сдаются в кассу на основании приходного ордера. Перерасход по авансовому отчету выдается наличными деньгами по расходному ордеру или переводится на банковскую карту.
Если у Вас есть вопросы по ведению бухгалтерского учета, составлению и представлению отчетности в контролирующие органы, предлагаем воспользоваться услугами по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности, для чего просим обращаться к нашим специалистам по телефону (812) 309-18-67.