Руководителю полезно понимать, каково состояние бухгалтерского учета в компании. Для этого не обязательно обладать высшим экономическим образованием. Достаточно будет проанализировать те моменты, которые мы опишем ниже.
Проверяем основополагающие документы.
Для начала, Приказ по Учетной политике. Он должен описывать все применяемые в компании системы и методы учета, содержать образцы применяемых форм первичных документов, список подотчетных лиц, график документооборота. Проверяем наличие и содержание Положения о заработной плате и Положения о премировании. Проверяем наличие должностных инструкций специалистов бухгалтерской службы.
Изучаем внешние признаки.
Состояние бухгалтерского учета в компании можно определить уже по тому, как бухгалтерия относится к документам. Пока документы в учете не отработаны, они находятся в специальном накопителе. Все отработанные в учете документы лежат по своим папкам-регистраторам, папки подписаны и на каждую папку составлена опись.
Документы подшиваются в папки-регистраторы в хронологической последовательности. Важный момент — группировка документов в папки производится по темам:
- Расчетный счет,
- Касса,
- Авансовые отчеты,
- Поставщики/Договоры от поставщиков,
- Покупатели/Договоры с покупателями,
- Отчеты (в налоговую, ПФР, ФСС, Статистику — на каждый государственный орган своя папка),
- Документы от поставщиков (накладные на поставку, Акты выполненных работ)
- Документы на реализацию покупателям,
- Книга продаж (счета-фактуры выданные),
- Книга покупок (счета-фактуры полученные),
- Другие папки-регистраторы в зависимости от вида деятельности.
Если нет “свалки” на рабочем столе бухгалтера — хорошо, это означает, что все документы систематизированы вовремя.
Проверяем содержимое папок.
Все документы от поставщиков и все документы покупателям на отгрузку должны быть подписаны обеими сторонами сделки. Если документ надлежит дополнить или изменить, такой документ должен быть отмечен цветным стикером. Заменили документ — сняли стикер. Много приклеенных листочков с пометками бухгалтера означает, что в работу приняты документы, по которым могут быть споры с проверяющими органами.
Папки “Расчетный счет” и “Касса” должны содержать не только выписку или кассовый отчет, но и приложенные к ним оправдательные документы, включая счета на оплату. На каждом счете на оплату, приложенном к банковской выписке, должна стоять разрешительная подпись директора или лица, заменяющего директора. Если какие-то платежи проведены без подписи директора на счете — насторожитесь. Такие действия бухгалтера разрешены только в том случае, если директор сам лично подписывает платежные поручения, отправляемые в банк.
Папки “Книга продаж” и “Книга покупок” должны содержать счета-фактуры и приложенные к ним Акты выполненных работ или накладные. Так удобнее проверять. Книги должны быть сгруппированы либо по контрагентам, либо по хронологии. Сама Книга покупок или Книга продаж должна быть распечатана, подписана, сброшюрована и подшита сверху. Порядок в Книге покупок и Книге продаж косвенно подтверждает надлежащее состояние бухгалтерского учета в компании.
Папка “Авансовые отчеты” содержит все отчеты подотчетных лиц по денежным средствам, полученным на хозяйственные нужды или на командировки. Отчет полностью оформлен, подписан подотчетным лицом, завизирован подписью директора.
Папка “Отчетность” должна содержать отчетность, подписанную руководителем с отметкой проверяющего органа. Удобно хранить отчеты в прозрачных файлах. В случае сдачи отчета “по электронке”, Протокол о приеме отчетности необходимо хранит вместе с соответствующим отчетом.
В эту же папку, как правило, попадают сверки с бюджетом. Существует зависимость: состояние бухгалтерского учета отражается на состоянии расчетов с бюджетом. Если задолженность бюджету отсутствует, скорее всего Ваш бухгалтер ответственно подходит к выполнению возложенных на него функций.
Проверяем соответствие учетных данных и фактических.
Самое простое — проводим инвентаризацию кассы. Для этого снимаем X-отчет и считаем кассовую наличность. Учитываем документы, по которым была выдача наличных денег за текущий день. Фактический остаток денег в кассе должен совпасть с книжным остатком (то есть с данными бухгалтерского учета).
Проверяем, как отражены банковские выписки. Просим бухгалтера распечатать учетный регистр по расчетному счету за период (например, последнюю неделю) и проверяем остатки по выписке и по регистру. Остаток по банковской выписке всегда должен быть равен остатку по соответствующему бухгалтерскому регистру.
Проверяем расчеты с поставщиками и подрядчиками. Просим представить акты сверки расчетов за последний месяц и данные бухгалтерских регистров. Интересуемся, как часто проводятся сверки расчетов с контрагентами. В идеале, по всем крупным поставщикам, подрядчикам и покупателям необходимо проводить сверки расчетов один раз в месяц.
Анализируем отчетность.
Даже если Вы ничего не понимаете в отчетности, попросите налоговые декларации за последний отчетный период и попросите бухгалтера обосновать цифры в декларации на основании данных бухгалтерских и налоговых регистров.
К декларации по НДС попросите бухгалтерский регистр “Анализ счета 68/2”.
Обороты по регистру скорректируйте на суммы полученных из бюджета или перечисленных в бюджет платежей по НДС (проводка 51 и 68/2). Полученные итоговые обороты должны совпадать с оборотами по декларации. Поинтересуйтесь у бухгалтера о причинах расхождения.
По декларации по Единому налогу (УСН или ЕНВД) попросите бухгалтера объяснить Вам, как сложилась налогооблагаемая база. Для того, чтобы дать Вам такие разъяснения, необходимо будет еще раз проверить правильность расчетов.
С декларацией по налогу на Прибыль сложнее. Тем не менее, попросите объяснить, как сформировалась сумма налога к уплате.
Всегда интересуйтесь у бухгалтера о том, как заполнялись декларации:
- по данных налоговых регистров, которые содержатся в программе,
- вручную, игнорируя данные налоговых регистров.
Программа “1С-Бухгалтерия” позволяет сформировать декларации по данным налогового учета, для этого необходим контроль за заполнением налоговых регистров. Если Ваш бухгалтер не проводит такую работу, это говорит о том, что состояние бухгалтерского учета в компании и состояние налогового учета в компании далеки от идеала.
Если в ходе проверки состояния бухгалтерского учета в компании у Вас возникнут вопросы, просим обращаться по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.