Бухгалтерия и менеджеры отдела продаж (или комерсанты, или продажники, в какой компании как принято) — тема, которая никогда не исчерпает себя. Бесконечная борьба за деньги и за документы. Кто кого!
До тех пор, пока не поймут, что документы, это те же деньги.
В большинстве компаний менеджеры отдела продаж — это элита, белые воротнички, голубая кровь. Это “священные коровы”, которых нельзя трогать. Если захотят — сами принесут документы. Лучше не спрашивать, а ждать.
С точки зрения менеджера, если с документами что-то не так, виновата бухгалтерия.
Как бывает в жизни...
В конце квартала покупатель заплатил аванс, а менеджер товар не отгрузил (не успел, решил сделать отгрузку на следующей неделе, просто забыл, что деньги от клиента уже пришли), виноват бухгалтер.
Потому, что именно бухгалтер начислил с этого аванса НДС. И теперь компании придется заплатить начисленный НДС в бюджет. А денег и так не хватает.
Менеджеры из кожи лезут вон, чтобы организовать сделку, продать товар, получить маржу, а бухгалтерия только ставит палки в колеса.
Менеджер нашел покупателя, договорился о контракте, получил одобрение директора, а потом оказалось, что этот покупатель — нерезидент, и для того
чтобы на расчетный счет получить оплату от такого клиента, необходимо пройти процедуру валютного контроля, открыть паспорт сделки. Банку, для того, чтобы открыть паспорт сделки, необходимо время и комплект документов от компании.
И опять виноват бухгалтер. Он ведь знал, что с нерезидентами необходимо открывать паспорт сделки, а тот факт, что он ничего не знал о планируемой сделке, в расчет не принимается. Раз ты бухгалтер — должен знать все, даже то, о чем все молчат.
Или решили купить что-нибудь, чтобы потом продать за дорого.
Решили, подписали счет у директора, быстро оплатили, получили то, что купили
и быстро отдали новому покупателю, прокрутились. А потом вспомнили, что подписали документы поставщика и забыли взять свой экземпляр.
А бухгалтер, все пристает, где документы, когда будут? Это ведь он, бухгалтер, произвел оплату, пускай сам и требует документы у поставщика.
И таких примеров из практики можно привести уйму, поскольку в погоне за клиентом менеджеры готовы на многое, лишь бы получить свой бонус за продажу.
И понять менеджеров можно. Им просто не объяснили, что оформление сделки на бумаге, включая подписи ответственных лиц и печати организаций, а также своевременное представление документов в бухгалтерскую службу — это тоже работа менеджеров, и за это в том числе менеджеры получают заработную плату.
У менеджеров и у бухгалтеров разные цели, или одна?..
Торговать, выполнять план продаж любой ценой, приносить компании выручку — цель работников, которые продают товары, работы, услуги.
У бухгалтерии цель другая — все учесть, ничего не забыть, получить все подтверждающие документы, правильно отразить в учете, правильно заплатить налоги и отчитаться.
В конечном итоге все работают на результат. Все заинтересованы в том, чтобы росло благосостояние компании. Ни руководству компании, ни ее работникам не нужны лишняя суета, конфликты, нервотрепка, связанная с документами.
Поэтому необходимо разработать и внедрить систему внутреннего контроля прохождения документов. Эта система должна быть простой и понятной.
Разработку проекта системы внутреннего контроля прохождения документов можно поручить руководителю бухгалтерской службы. Готовый проект необходимо обсудить со всеми службами, которые представляют в бухгалтерию документы.
Какие моменты особенно важны, чтобы менеджеры и бухгалтерия договорились. Несколько рекомендаций для бухгалтерии из личного опыта.
- Откажитесь от дублирующих документов.
Пересмотрите весь список документов, которые оформляют менеджеры. Если несколько документов похожи, несут одну смысловую нагрузку, необходимо выбрать те из документов, которые будут более удобны в работе, понятны клиентам и просты в заполнении, от остальных — просто откажитесь.
- Своевременно и оперативно представляйте данные, которыми располагает только бухгалтерия и которые могут интересовать другие службы.
Организуйте работу бухгалтерской службы таким образом, чтобы данные, необходимые для работы других служб, представлялись оперативно, своевременно и без ошибок.
Если менеджеру для того, чтобы произвести отгрузку товара покупателю, необходимо знать оплачен товар или нет, то получив оплату от клиента, сделайте незамедлительно отметки в клиентской базе о полученной оплате. Утро рабочего дня вообще начинайте с самого утра и с банковской выписки.
Если необходимая информация доступна бухгалтерии в течение рабочего дня, установите дополнительные интервалы, когда будут подгружаться данные. Старайтесь придерживаться установленного времени. Так другим службам будет легче под Вас подстроиться и они перестанут тиранить Вас вопросами.
- Не сочтите за труд напоминать менеджерам о необходимости принести документы.
Помните, бухгалтерия, хоть и нужное звено, но все-таки непродуктивный персонал. Поэтому регулярно проверяйте наличие необходимых документов и систематически сигнализируйте об их отсутствии.
В конечном итоге даже нерадивым менеджерам надоест, что к ним пристает бухгалтерия и они принесут все, или почти все документы.
- Всегда отвечайте на вопросы менеджеров про документы
(как оформить, что написать, какие нужны, где поставить подпись, как можно, что нельзя). Придет время, менеджеры все запомнят и вместо вопросов Вы получите документы, без напоминаний с Вашей стороны.
Напишите и поместите для общего доступа список документов, необходимых для представления в бухгалтерскую службу. Сообщите менеджерам, где находится информация, которая их может интересовать (адрес папки).
- Научитесь находить контакт с руководителями служб
от которых необходимо получать документы. Если в компании существует практика производственных совещаний, доброжелательно обратите внимание руководителя подразделения о необходимости представить документы.
Коротко объясните, почему это важно . Конкретику в виде списка должников передайте после совещания. Таким образом Вы сможете убить сразу двух зайцев. У руководителя подразделения будет список должников, а у директора — информация о том, что его любимое подразделение слегка подкачало.
- Ничто не дается так дешево и ни ценится так дорого
Получив от менеджера документы, поблагодарите, похвалите за то, что все реквизиты заполнены правильно. Обратите внимание менеджера, что вовремя предоставленные документы — это сэкономленные деньги компании.
- Если ничего не помогает, применяйте меры дисциплинарного взыскания
Если уговоры не помогают, пишите служебную записку на имя директора с просьбой применить дисциплинарное взыскание к нерадивому работнику.Приказ о предупреждении иногда более действенная мера, чем депремирование.
- Директор — как гарант успеха, не должен оставаться в стороне
Объясните директору компании, насколько важно вовремя получить правильно заполненные документы и каковы могут быть последствия. Ваша задача — не напугать директора последствиями, а убедить, что документы — это те же деньги.
Именно директор должен поставить смысловую точку в Вашей борьбе за документы. И публично объявить свою позицию (аналогичную с Вашей) на производственном совещании.
Проверено на личном опыте, если Вы будете следовать нашим советом:
- сначала менеджеры будут на Вас сердиться за то, что пристаете к ним с документами,
- потом начнут исполнять Ваши требования, деваться -то некуда,
- а еще спустя время, скажут “спасибо”, не без Вашей помощи будет установлен порядок, который потом им сами очень понравится.
Если Вам необходимы советы, рекомендации, консультации — специалисты СальдоКонсалт к Вашим услугам. Пожалуйста, воспользуйтесь формой обратной связи.