Как организовать систему финансов компании, чтобы избежать кассовых разрывов и непредвиденных расходов. По какому принципу формировать платежный календарь. Как поступать при необходимости срочной оплаты счета поставщика.
Для того, чтобы такие вопросы не загоняли руководителя в ступор, необходимо сформировать прозрачную систему финансов компании. Наши специалисты в этой статье поделятся своим бесценным опытом.
Использование соответствующих программ.
Прежде всего, необходимо определиться с программой, которая будет использована для организации системы финансов.
Программа должна позволять:
- видеть список счетов, не оплаченных на определенную дату,
- видеть список одобренных заявок,
- видеть список оплаченных заявок,
- формировать платежный календарь на заданную дату,
- формировать план-фактный анализ по оплатам,
- формировать список оплаченных и неоплаченных счетов отдельно по текущей, финансовой и инвестиционной деятельности,
- выгружать подготовленные платежные поручения в систему банк-клиент,
- выгружать банковские выписки из системы банк-клиент.
Для таких целей лучше использовать готовое решение, например на базе 1С.
Единый центр казначейства компании.
Советуем установить железное правило: только Директор является распорядителем кредитов. Это означает, что распоряжаться финансами может только руководитель.
Для того, чтобы производить оплаты счетов поставщиков, необходимо ввести систему заявок. Заявкой может служить счет поставщика или служебная записка руководителя подразделения — инициатора платежа. Оплачивать счета без разрешительной подписи руководителя запрещается.
Исполнять поручения на оплату может только финансовый директор или главный бухгалтер. Платежные поручения готовит работник бухгалтерской службы, за отправку поручений в банк отвечает главный бухгалтер или финансовый директор, или лицо, его заменяющее.
Разделение финансовых потоков, относящихся к различным видам деятельности.
Если в компании несколько видов деятельности, рекомендуем для удобства разделить денежные потоки по видам деятельности. Для этих целей:
- систематизировать учет наличных денежных средств (открыть на контрольно-
- кассовом аппарате соответствующее число отделов),
- открыть несколько расчетных счетов (лучше, в разных банках),
- инкассацию наличной выручки производить на соответствующий расчетный счет,
- зачисление по эквайрингу производить также на соответствующие расчетные счета.
Необходимо следить за тем, чтобы поступающая денежная выручка четко поступала на соответствующие расчетные счета и при необходимости вносить исправления (платежка на перераспределение денежных средств).
Расходы также необходимо соотнести с доходами. Общие расходы, которые невозможно отнести к какому-то одному виду деятельности, оплачивать всегда с одного и того же расчетного счета.
Контроль доходов и расходов.
Руководителю нужно контролировать произведенные платежи по банковским выпискам и записям в кассовой книге. Для получения более детальной информации рекомендуем использовать отчет по движению денежных средств, который при наличии программы “1С-Бухгалтерия” может формироваться сразу же после того, как будет обработана банковская выписка.
Внедрение системы управления денежными потоками позволит выстроить такую финансовую систему, при которой:
- нет места кассовым разрывам,
- счета поставщиков оплачены в сроки, предусмотренные договором,
- а также своевременно оплачены налоговые платежи.
По вопросам ведения бухгалтерского учета и составления отчетности просим обращаться по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.