Часто компания принимает решение об использовании личного автомобиля директора или другого сотрудника в служебных целях. Согласно статьи 188 Трудового Кодекса использовать имущество работника можно только с согласия самого работника. Компания обязана выплатить работнику компенсацию за использование личного авто в служебных целях.
Рассмотрим, какие необходимые документы должна оформить компания, чтобы расходы на использование личного авто в служебных целях учесть в целях налогообложения прибыли или единого налога по УСН.
Такая возможность установлена Налоговым Кодексом:
- для компаний, применяющих ОСН — пп. 11 п.1 Ст. 264 НК РФ,
- для компаний, применяющих УСН — пп. 12 п. 2 Ст. 346.16 НК РФ.
Все расходы, в том числе и расходы на использование автомобиля, должны быть экономически оправданы и документально подтверждены. Автомобиль должен использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.
Возможны два способа документального оформления расходов на использование личного автомобиля в служебных целях:
- Приказом директора установить ежемесячную фиксированную сумму.
- Заключить договор аренды автомобиля без экипажа.
Издаем Приказ о ежемесячной оплате расходов за использование личного автотранспорта в служебных целях согласно нормам, подписываем приказ у директора.
Нормы расхода определены Постановлением Правительства № 92 и составляют:
- 1200 рублей в месяц для автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см,
- 1500 рублей в месяц для автомобилей с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см.
Эта сумма уже включает в себя расходы на гсм, текущий ремонт, техническое обслуживание и мойку автомобиля.
В случаях, если Приказом будет установлена выплата более высокой суммы, в целях налогообложения принимается именно норматив, установленный Постановлением Правительством.
Важно:
- данная выплата работнику в пределах установленных норм не будет облагаться НДФЛ, так как не относится к оплате за труд,
- данная выплата не производится за те дни, в которые работник находился в отпуске, служебной командировке или болел.
Заключаем договор аренды автомобиля без экипажа.
В этом случае сумма компенсаций за использование личного авто в служебных целях может быть значительно выше. Сумма, установленная сторонами по договору, может включать в себя амортизацию автомобиля, расход на гсм, расходы на техническое обслуживание автомобиля, ремонт, мойку.
Сумму арендной платы компания полностью может учесть в расходах. При выплате сотруднику дохода по этому договору, компании необходимо будет выполнить функцию налогового агента и удержать НДФЛ у источника выплаты.
Независимо от того, каким документом будет оформлено использование личного авто в служебных целях, необходимо помнить следующее:
- автомобиль должен принадлежать сотруднику на правах собственности,
- копию техпаспорта нужно приложить к приказу или договору,
- один раз в месяц необходимо оформлять путевой лист.
По вопросам ведения бухгалтерского учета и составлению отчетности просим обращаться к нашим специалистам по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.