Для осуществления деятельности предприятию необходимо помещение под офис, склад, под производственные цеха. В этих целях предприятие заключает Договор аренды помещения.Что в обязательном порядке должен предусматривать договор аренды, как должен определяться размер арендной платы и сроки перечисления платежей?
Арендные отношения регулируются главой 34 Гражданского Кодекса РФ. По договору аренды арендодатель за плату передает арендатору право владения и пользования или только право пользования арендуемым имуществом.
Какие особенности договора аренды нужно учесть при составлении:
- Договор аренды должен быть заключен в простой письменной форме.
- Правом заключать договор аренды обладает собственник имущество или лицо, уполномоченные собственником или законом совершать сделки такого рода.
- Объектом аренды может быть нежилой фонд — здания, сооружения, часть помещений.
- В договоре должны быть оговорены размер, порядок расчета и сроки уплаты арендной платы.
Договор аренды подлежит государственной регистрации, если срок аренды по договору составляет один год и более лет. Договор, заключаемый на срок 12 месяцев и более, считается заключенным с момента государственной регистрации.
В соответствии со статьей 425 ГК РФ стороны вправе записать в договоре, что условия заключенного между ними договора аренды распространяются на отношения, возникшие до заключения настоящего договора. В этом случае, затраты по арендной плате, которые несет арендатор с момента передачи помещений по договору аренды и до момента государственной регистрации договора аренды, можно принять в качестве расходов для целей налогообложения.
Если договор заключен на 11 месяцев, регистрация не требуется.
Арендные платежи у арендатора учитываются в составе прочих расходов.
Размер арендной платы определяется исходя из затрат на содержание помещения, а также расходов на коммунальные платежи, расходов на связь (телефония и интернет). Перечень предоставляемых коммунальных услуг и дополнительных услуг определяется в каждом конкретном договоре аренды. Арендатор может оплачивать коммунальные услуги как в составе арендной платы, так и отдельно от нее.
Возможность включения коммунальных платеже в арендную плату установлена статьей 614 ГК РФ. Это самый простой способ, вызывающий наименьшее число нареканий со стороны проверяющих органов. Арендатор перечисляет арендодателю всю сумму арендной платы, включая коммунальные услуги, которые входят в эту арендную плату. Поскольку счет-фактура выставляется на всю сумму арендной платы, то НДС в полном объеме может быть принят к вычету.
Однако, фиксированная арендная плата, в которой отдельно не выделена стоимость коммунальных услуг, может быть не совсем выгодна арендодателю, поскольку тарифы на коммунальные услуги постоянно растут, а также меняется размер потребляемых услуг (например, электричества, тепла). Пересмотреть же стоимость арендной платы возможно только один раз в год.
Поэтому на практике часто предусматривается арендная плата, состоящая из двух частей:
- фиксированная часть (собственно арендная плата за помещение)
- и переменная часть или дополнительный платеж (оплата за потребленные коммунальные услуги).
Арендодатель выставляет арендатору два счета на оплату: отдельно за аренду и отдельно за коммунальные услуги.
Условия о компенсации коммунальных услуг устанавливается отдельно в договоре аренды пропорционально занимаемой (арендуемой площади). Арендодатель обязан подтвердить стоимость коммунальных платежей путем предоставления арендатору копий счетов поставщиков коммунальных услуг. Этот способ вызывает наибольшее число споров с чиновниками в отношении принятия к вычету входного НДС.
Позиция чиновников такова. Арендодатель не имеет права выставлять счета-фактуры на воду, тепло, электричество, газ, поскольку не является поставщиком этих услуг (он приобретает их у поставщиков коммунальных услуг).
Кроме этого, арендодатель не вправе и перевыставлять счет-фактуру, поскольку не является посредником между арендатором и поставщиком услуг.
Кроме этого, возможно заключение самостоятельных договоров о возмещении коммунальных расходов. Такие договоры нельзя квалифицировать как договоры поставки электричества, тепла, воды и других коммунальных услуг, поскольку арендодатель не является поставщиком этих видов энергии.
Если арендодатель, следуя разъяснениям чиновников, не выставил арендатору счет-фактуру по коммунальным услугам, то входной НДС, приходящуюся на долю потребленных коммунальных услуг, арендатор может признать расходом на основании пп.1 п.2 ст.253 или пп.5 п.1 ст.254.
А как быть, если арендодатель все-таки выставил арендатору счет-фактуру? Специалисты МНС и Минфина считают, что вычет НДС применять нельзя. Судебная практика на этот счет неоднозначна. Есть решения судов, по которым арендатор вправе принять вычет по перевыставленным счетам-фактурам. Такое мнение высказал Президиум ВАС РФ в Постановлениях № 6219/08 от 10.03.2009 года и № 12664/04 от 25.02.2009 года. Аргументы таковы: без электричества, воды, тепла арендатор не может реализовать свое право пользования помещением. Поэтому обеспечение арендатора коммунальными услугами неразрывно связано с арендной платой и не влияет на порядок расчетов арендодателя с поставщиками коммунальных услуг.
Сроки перечисления арендной платы необходимо четко прописать в договоре, как и возможность уплачивать арендную плату частями (если такая необходимость возникнет у арендатора).
По договору аренды могут быть предусмотрены обеспечительный платеж, который засчитывается в счет оплаты аренды за конкретный месяц (чаще всего, за последний или за первый). В целях исчисления НДС сумма обеспечительного платежа рассматривается как предварительная оплата. И арендатор вправе учесть вычет НДС с обеспечительного платежа на основании счета-фактуры, выставленного арендодателем при получении обеспечительного платежа.
При перечислении обеспечительного платежа расхода не возникает, поскольку на дату перечисления такого платежа не существует встречного обязательства арендодателя перед арендатором. Сумма обеспечительного платежа не признается расходов и отражается в составе дебиторской задолженности.
Составлять ежемесячно Акт об аренде помещения не требуется, факт существования арендных отношений подтверждается договором аренды. Такие разъяснения даются в письме Минфина № 03-03-04/1/742 от 09.11.2006 года и № 03-03-06/4-118 от 13.10.2011 года. Однако, наличие Акта приветствуется.
По общему существующему правилу арендатор производит за свой счет текущий (профилактический) ремонт арендованного помещения. Капитальный ремонт (ремонт по замене изношенных частей или конструкций) производится за счет арендодателя. Хотя, в договоре может быть предусмотрены и другие условия. Например, арендодатель может учесть стоимость произведенного арендатором текущего ремонта в счет арендной платы полностью или частично.
Арендатор может производить отделимые и неотделимые улучшения арендованного имущества. Отделимые улучшения, созданные за счет арендатора, являются его собственностью. По сути дела, это основные средства арендатора.
Неотделимые улучшения, которые нельзя отделить вез вреда от арендованного помещения, необходимо производить с согласия арендодателя. Только в этом случае у арендатора появляется возможность возмещения понесенных расходов.
Неотделимые улучшения подлежат амортизации. Если неотделимые улучшения произведены с без согласия арендатора, то амортизирует их арендатор и только в период срока действия аренды. Если договор аренды пролонгируется, амортизация неотделимых помещений продолжается.
Если неотделимые улучшения возмещаются арендодателем, то передача компенсируемых неотделимых улучшений признается в налоговом учете реализацией и сумма компенсации включается в доходы арендатора. В расходы включается стоимость произведенных затрат.
По вопросам ведения бухгалтерского учета и составления отчетности проьба обращаться по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.