Вообще-то письма получать приятно, от друзей, родственников, знакомых, коллег по работе, но только не из налоговой инспекции.
Налоговая инспекция адресует свои письма руководителю предприятия.
На белом конверте проставляется красный штамп налогового органа, поэтому такое письмо сразу вызывает волнение у любого, даже самого выдержанного руководителя.
А когда открыв конверт, он видит, например, “Требование об уплате налогов”, — руководитель начинает нервничать, искать бухгалтера, звонить ему: “Разбирайся, что там такое, за что я тебе деньги плачу?”.
Уважаемые руководители, пожалуйста, не волнуйтесь.
Для начала еще раз внимательно прочитайте письмо, попросите секретаря сделать Вам копию (для контроля), а оригинал передайте бухгалтеру в самые кратчайшие сроки.
Отвечать на такие письма и разбираться в том, что произошло — работа бухгалтера.
Что должен сделать Ваш бухгалтер?
Самое неприятное, если вложение в конверте — Требование об уплате налогов.
Если в полученном письме именно такое вложение, нужно поднять налоговую декларацию по соответствующему налогу и платежное поручение на оплату этого налога и проверить:
- сумму начисленного налога по декларации,
- сумму налога, перечисленного по платежному поручению,
- все реквизиты назначения платежа.
Если обнаружится ошибка — принимайте меры для исправления: либо подайте уточненную декларацию, либо доплатите налог. Свяжитесь с отправителем “Требования” по телефону, кратко опишите ситуацию и принятые меры. Это поможет избежать неприятностей. Инспектор обязательно зафиксирует Ваш звонок и сделает себе необходимые пометки.
Если ошибок не обнаружено, советуем все равно связаться с отправителем письма
по телефону. Узнайте, что послужило поводом отправки Вам столь важной корреспонденции.
Телефон исполнителя, фамилия и инициалы всегда указываются в конце письма.
Самая распространенная ситуация, с которой приходилось сталкиваться: срок представления декларации, например, 28 число, срок оплаты налога тоже 28 число.
Вы представили декларацию и оплатили налог 28 числа, без опозданий.
Декларацию представили по телекоммуникационным средствам связи и она сразу же отразилась в “карточке налогоплательщика”.
Платежное поручение на оплату налога будет отражено после того, как работники налоговой службы проведут банковскую выписку. Банковская выписка за 28 число будет получена из банка 29 числа, после закрытия банком операционного дня. Информация об оплате Вами налога попадет в “карточку налогоплательщика” не раньше, чем 29 числа.
Если полученное “Требование об уплате налога” было распечатано утром 28 числа, когда еще не была отработана банковская выписка за 28 число (потому, что ее еще не существовало), очевидно, что Ваша компания попала в число должников.
Зачем исполнители налоговых служб проводят такие эксперименты: тратят чернила, бумагу, загружают работой почту, — никто не знает, даже они сами. Но тем не менее, такие ситуации, увы, не редкость.
И когда, все проверив и изрядно понервничав, бухгалтер звонит в налоговую, выяснить, в чем же все-таки дело, обычно на том конце провода отвечают: Ваш платеж мы видим, уже провели, задолженности у Вас нет и разрешаем выкинуть наше требование в урну.
Бывает, что вместо “живых” денег предприятие по письму зачитывает переплату по одному налогу в счет погашения задолженности по другому налогу.
В таком случае необходимо проследить, чтобы письмо было своевременно отработано отделом урегулирования задолженностей. В этих отделах, как правило, много работы и мало работников, и эти работники ничего не успевают. Лучше позвонить и попросить, чтобы Ваше письмо провели побыстрее.
И еще один совет, если на расчетном счете предприятия есть достаточное количество денежных средств, чтобы оплатить налоги, НЕ ЖДИТЕ окончания срока платежа, оплатите налоги заранее (на один-два дня раньше срока). Это оградит Вас от нежелательных требований об уплате налогов.
Если в полученном Вами письме — Требование о представлении документов/пояснений, скорее всего это встречная проверка Вашего конрагента.
Бухгалтеру следует:
- сделать копии документов касаемо финансово-хозяйственной деятельности контрагента, указанного в “Требовании” за испрашиваемый период,
- составить сопроводительное письмо с указанием количества листов,
- прошить все копии
- заверить сшивку подписью руководителя и печатью предприятия,
- представить в налоговый орган.
Сопроводительное письмо необходимо составить в двух экземплярах, одно- для налогового органа, другое, с отметкой налогового органа о получении- для предприятия.
Если нужно дать какие-то пояснения, сделать это лучше все в том же Сопроводительном письме. Обязательно укажите в сопроводительном письме имя и фамилию исполнителя и телефон для связи.
Отдельно несколько слов нужно сказать, что из личного опыта известно, сшивку документов лучше передать лично в руки тому инспектору, чьи фамилия и инициалы и номер местного телефона указаны в Требовании.
Инспектор будет Вам благодарен, — документы к нему поступят вовремя, их не нужно будет разыскивать.
На сопроводительном письме в этом случае инспектор поставит свою личную отметку о получении, и затем отдел налоговой инспекции, который регистрирует входящие документы, на основании записи инспектора на Вашем экземпляре поставит штампик о получении.
Другой документ, который могут Вам прислать налоговые службы, — Требование о представлении пояснений/внесении уточнений в декларацию содержит только требование о расшифровке какого-то показателя в декларации.
Бухгалтеру в этом случае следует проверить правильность исчисления спорного показателя и составить Пояснительное письмо, в котором раскрыть механизм расчета данного показателя. Чем подробнее будет Ваш ответ, тем лучше. Это хороший способ еще раз проверить правильность составления декларации. Обнаружится ошибка- сдавайте уточненную декларацию.
И еще один документ, который Вам могут прислать налоговые службы, — это Требование о явке для дачи свидетельских показаний. Название достаточно грозное. В тексте содержится информация о том, что Руководителю необходимо явиться в конкретную дату, к конкретному времени, к руководителю налогового органа.
Внимательно посмотрите на календарь, если в указанную дату у Вас уже запланированы дела, подберите ближайшее удобное число. Затем попросите секретаря или лучше бухгалтера перезвонить в налоговую службу исполнителю, указанному в Требовании.
Как правило, у Вашего оппонента имеется некоторая информация относительно того,
по какому вопросу Вас приглашают в налоговый орган. Объясните, почему Вас не устраивает означенная дата (командировка, или важное совещание, или другая причина). Вам предложат перенести встречу, согласуют удобное время.
Уточните, возможно ли присутствие бухгалтера (налоговики на это охотно идут, часто сами предлагают директору взять бухгалтера с собою).
В последнее время руководители налоговых служб приглашают директоров и бухгалтеров предприятий, чтобы познакомиться, из первых рук узнать о планах предприятия на будущее, о том, поступление каких налогов можно ожидать, а каких ждать не стоит (например, если планируется стройка, то по НДС, скорее всего, будет заявлен вычет). Разговор занимает не больше получаса, что удивительно — разговаривают любезно, желают успехов.
В любом случае, получив письмо с красным штампом из налоговой инспекции, не стоит сильно волноваться. На ответ на это письмо у Вас всегда есть время.
Желаем успехов.