Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками используется балансовый счет 60,
Для учета расчетов с покупателями и заказчиками используется балансовый счет 62.
Учет ведется в разрезе каждого открытого договора и каждого расчетного документа.
Необходимо учитывать одно важное требование: все обязательства отражаются в бухгалтерском балансе в развернутом виде, то есть в активе отражается дебиторская задолженность, а в пассиве — кредиторская. Для этих целей используются субсчета, открытые на 60 и на 62 балансовых счетах.
Общая методика учета соответствует правилу Дегранжа (1802):
Тот, кто получает, дебетуется; тот, кто выдает, кредитуется.
Выданные авансы погашаются полученными товарами, работами, услугами.
Полученные авансы погашаются отгруженными товарами, работами или услугами.
Ежеквартально необходимо проводить сверки и с поставщиками, и с покупателями.
Если есть возможность, Акты сверки с поставщиками и покупателями целесообразно подписывать ежемесячно. Таким образом можно своевременно выявить технические ошибки бухгалтерского учета и своевременно их устранить.
Современные бухгалтерские программы позволяют составлять Акты сверки расчетов развернуто, по всем документам, отражающим взаиморасчеты контрагентов.
Бухгалтер предприятия, получив Акт сверки от контрагента, должен сформировать Акт сверки с контрагентом по данным своего бухгалтерского учета, и сверить данные.
В случае наличия расхождений, необходимо выявить причины расхождений и принять меры к исправлению обнаруженных ошибок и неточностей.