Компьютерные программы прочно вошли в современную жизнь. Многие предприниматели не представляют, как вести учет своих доходов и расходов без использования компьютера, специальной программы или хотя бы электронных таблиц.
Учет доходов и расходов не представляет больших сложностей. Он требует только детального фиксирования всех поступлений и всех трат в хронологическом порядке. Когда речь заходит об учете доходов и расходов на предприятии, то необходимость автоматизации учетных процессов становится более чем очевидной.
Автоматизация бухгалтерского и управленческого учета требует не просто знаний основ бухгалтерского учета, но также знаний технологической цепочки предприятия, отраслевых особенностей осуществляемых видов деятельности и знаний самого программного продукта. Поэтому, автоматизация бухгалтерского и управленческого учета — это совместный труд специалиста — бухгалтера, программиста, системного администратора и руководства предприятия.
Для начала, необходимо понять и решить, какие процессы требуют автоматизации и в какой последовательности автоматизация процессов будет осуществляться. Составить план мероприятий и наметить сроки их реализации. Утверждить бюджет мероприятий по автоматизации.
Чтобы не пропустить ничего важного, необходимо описать все производственные процессы, которые будут автоматизироваться, разбив эти процессы на этапы. По завершении каждого этапа создается электронный документ. Важно так описать производственный процесс, чтобы было понятно:
- какие действия исполнителей порождают какой электронный документ,
- либо после каких определенных действий имеющиеся электронные документы меняет свой статус и становится невозможным их дальнейшее (частичное или полное) изменение.
Теперь дело за программистами. Их задача — переложить существующий учет на программный продукт. Иногда эта задача требует пересмотра методики учета, сложившейся на предприятии или пересмотра системы внутреннего контроля.
Возможен и другой вариант. Зачастую, разработчики программного обеспечения предлагают различные доработки стандартной программы под требования заказчика. Иногда такая затея заканчивается для Заказчика успешно. Чаще всего, с этого момента автоматизация бухгалтерского и управленческого учета превращается в бесконечные согласования технических заданий по доработке программного обеспечения.
Доработка программного обеспечения, сделанная один раз, требует постоянного мониторинга на предмет соответствия учетных документов и учетных процессов правилам бухгалтерского учета и налогового законодательства. Изменения бухгалтерского или налогового учета влекут за собой изменения и доработки программного обеспечения. А следовательно, дополнительных денежных ресурсов.
Поэтому, автоматизация бухгалтерского и управленческого учета с использованием серийного продукта (или с незначительными внешними доработками серийного программного продукта) обойдется предприятию значительно дешевле.
Важный момент в автоматизации — тестирование программного продукта на различных участках учета. Хорошо, когда есть возможность проверить работу программного продукта на тестовой базе, обнаружить и устранить все имеющие недочеты и уже только затем установить программный продукт на рабочую базу. Особенно это касается всевозможных выгрузок из одной базы в другую программ различных разработчиков.
Недочеты и технические неточности программного обеспечения видны только после обработки не одного или двух документов, а массива информации. Желательно чтобы период, за который обрабатывается информация, был от одного до трех месяцев. А также, чтобы все службы, которые работают с электронными документами, посмотрели, насколько корректно отражает исходные данные документов новое программное обеспечение .
Автоматизация бухгалтерского и управленческого учета на крупных и средних предприятиях может занимать по времени до года, считая с момента постановки задачи до момента окончательного внедрения программного продукта.
Что же касается небольших предприятий, автоматизация учетных процессов на них может ограничится внедрением отраслевого решения 1С, включая учет склада, бухгалтерию и управление персоналом. Важно правильно организовать ведение бухгалтерского учета, учитывая специфику предприятия.
Некоторые отрасли хозяйствования заведомо предполагают внедрение автоматизированного учета (например, торговля алкогольной продукцией предусматривает подачу декларации в Росалкогольрегулирование только в электронном виде). Поэтому, автоматизация бухгалтерского и налогового учета должна быть осуществлена своевременно, в начале деятельности.
В любом случае, все основные учетные процессы должны быть автоматизированы. Так у руководства будет больше возможности контролировать ведение всего бизнеса.
По вопросам ведения бухгалтерского и управленческого учета просьба обращаться по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.