В небольших компаниях обычно не принято привлекать к сотрудничеству специалиста по кадрам, эти обязанности могут выполнить два человека: секретарь и бухгалтер.
Секретарь, принимая сотрудника, оформляет сотрудника по документам, собирает необходимые справки, подшивает их в личное дело и частично заводит в программу 1С Зарплата и Управление Персоналом (1С ЗУП), ведет учет полученных трудовых книжек. Бухгалтер участвует в подготовке внутренних документов и инструкций, осуществляет методическое руководство кадровой работой. Зачастую, такое ведение кадрового делопроизводства оправдано, как с точки зрения полноты и правильности учета, так и с точки зрения экономии денежных средств.
Существует большое количество документов, рекомендованных для ведения в рамках кадрового делопроизводства. Часть из них носит рекомендательный характер, другая часть — обязательна к применению в особых условиях.
Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть в наличии, если компания не желает получить штрафные санкции со стороны проверяющих органов. Обязательные кадровые документы:
- Трудовые договоры с работниками,
- Штатное расписание,
- Должностные инструкции,
- Правила внутреннего распорядка,
- Положение о защите персональных данных работников,
- График отпусков,
- Табеля учета рабочего времени,
- Личная карточка работника,
- Приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении, направлении в командировку, об очередном отпуске,
- Трудовые книжки работников,
- Положение об оплате труда и о премировании работников.
Часть этих документов (Приказы о приеме, увольнении, командировке, Табель учета рабочего времени) можно распечатать из программы 1С ЗУП. Для этого необходимо предварительно заполнить все справочники, внести данные на работников в программу.
Должностные инструкции, Положения о заработной плате, Положение о премировании, Трудовые договоры и другие документы необходимо разработать, с учетом всех законодательных норм. Можно воспользоваться готовыми документами из нормативной базы “Консультант Плюс”.
Для того, чтобы кадровые документы заполнялись в соответствие с требованиями Трудового законодательства, желательно следить за изменениями в нормативной базе.
Оформлять кадровые документы необходимо своевременно, четко и аккуратно. Хранить кадровые документы необходимо 75 лет.
По вопросам ведения бухгалтерского учета, кадрового делопроизводства просим обращаться по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.