Поначалу бухгалтера радовались, узнав о том, что с 2013 года можно не применять унифицированные формы документов. Теперь все больше грустят.
В Приказе по Учетной политике нужно отразить формы первичных документов.
Компания (читай-бухгалтер) должна сама определить, какие формы первичных документов применять с 2013 года. Образцы применяемых форм (бланков) первичных документов должен утвердить руководитель компании в качестве дополнительного раздела Приказа по Учетной политики.
Компании, применяющие УСН, в этом случае не являются исключением, поскольку с 01 января 2013 года они тоже обязаны вести бухгалтерский учет.
Возможно применение унифицированных форм.
По умолчанию в бухгалтерской программе “1С-Бухгалтерия” реализован механизм применения унифицированных форм. Это удобно по нескольким причинам:
- форма предусматривает все обязательные реквизиты,
- внешний вид формы, как правило, знаком и контрагентам и налоговикам,
- нет необходимости дорабатывать бухгалтерскую программу.
Возможно применение “вольных” форм.
Если унифицированная форма документов чем-то не устраивает (например, много лишних показателей, которые просто отсутствуют), можно разработать свою форму. И вот здесь начинается все самое интересное. Каждый налогоплательщик имеет право разработать свою форму. Поэтому, форма, которую разработает и утвердит Ваша компания может не подойти Вашему контрагенту. Что тогда?
Получается, что всегда при согласовании текста договора необходимо согласовывать и формы документов, которые будут подписываться сторонами сделки (Акты выполненных работ, Накладные на отгрузку товара, Протокол согласования цены, Справка о стоимости работ, и другие подобные документы). Все эти документы войдут в комплект договорной документации.
Избранный метод закрепить положениями Учетной политики.
При составлении раздела Учетной политики, в котором будут описаны применяемые в компании формы первичных документов, необходимо грамотно прописать все возможные ситуации и варианты. Например:
- для отражения хозяйственных операций могут применяться наряду с унифицированными, формы документов, согласованные с конкретными контрагентами организации в составе договора и подписанные обеими сторонами сделки,
- либо формы документов, подписанные руководителями сторон — участников сделки без предварительного согласования.
Печать не обязательна.
Еще одно нововведение — печать на документах не является обязательным реквизитом.
Если компания решает не скреплять документы печатью, об этом тоже необходимо упомянуть в Учетной политике и убрать из бланков первичных документов буквы “МП”.
В таком случае Вам потребуется сделать выписку из Учетной политике для контрагентов об отсутствии оттиска печати на документа, в противном случае, у контрагентов будет много вопросов. Однако, документ с печатью выглядит более внушительно.
Документы, которые могут быть только унифицированной формы.
Есть определенный список документов, которые нельзя вести по “вольной” форме. Обязательное применение унифицированных форм документов остается для оформления кассовых и банковских операций, а также товаро-транспортных операций:
- Приходный и расходный кассовый ордер,
- Кассовая книга и отчет кассира,
- Расчетно-платежная и расчетная ведомость,
- Книга кассира-операциониста,
- Платежные поручения, платежные требования и прочие банковские документы,
- Товаро-транспортная накладная и Транспортная накладная.
Сроки составления и представления документов.
Несколько слов о том, в какие сроки необходимо составлять первичные документы и представлять для обработки в бухгалтерскую службу компании или в бухгалтерскую аутсорсинговую компанию, которая осуществляет ведение бухгалтерского учета по договору.
- Все первичные документы должны быть составлены в момент совершения сделки или сразу после ее совершения.
- Оформленные документы необходимо представлять для обработки в бухгалтерию по мере готовности.
- Для бухгалтерии отчетным является месяц.
- Документы в учете должны отражаться систематически и в хронологической последовательности.
Если у Вас возникли вопросы в части составления Учетной политики, форм первичных документов и другие, звоните по телефону (812) 309-18-67 или пишите через форму обратной связи.