Иногда на стадии становления компании руководитель пытается самостоятельно вести бухгалтерию. Как только начинается активная деятельность, для выполнения бухгалтерской работы нанимается соответствующий специалист. Компания развивается и растет, вместе с ней расчет и объем документации, а значит и объем работы у бухгалтера.
Но вот как понять:
- что бухгалтер уже не справляется и ему требуется помощник?
- сколько человек должно работать в бухгалтерии?
Для того, чтобы понять, насколько загружен бухгалтер, необходимо оценить трудозатраты бухгалтера. Для оценки трудозатрат может использоваться метод фотографии рабочего дня. (Просто понаблюдайте за бухгалтером в течение рабочего дня).
Оцените, чем занят бухгалтер, на что конкретно уходит его время, сколько времени он занимается:
- обработкой первичных документов,
- составлением записей в учетных бухгалтерских регистрах,
- составлением и обработкой банковских документов,
- начислением зарплаты, отпускных, выдачей различных справок персоналу,
- составлением актов сверок с контрагентами,
- переговорами или составлением писем для контролирующих органов,
- ответами на вопросы менеджеров,
- изучением изменений законодательства,
- брошюровкой документов.
Анализ полученных данных позволит руководителю понять, сколько человек должно работать в бухгалтерии.
- Возможно, что в компании очень большой объем платежей и поэтому на подготовку банковских документов и обработку банковских выписок уходит значительное количество времени.
- Возможно, что в компании достаточно большое количество работников и бухгалтер тратит много времени на подготовку документов по зарплате.
- Возможно, что бухгалтер много времени тратит на то, что объясняет менеджерам требования по оформлению документов и сделок.
Иногда, чтобы разгрузить бухгалтера, необходимо просто автоматизировать некоторые учетные процессы:
- создавать банковские документы на основании заявок на расходование средств или на основании входящих счетов,
- выгружать и загружать банковские выписки,
- установить в компании платежные дни, в которые проводятся банковские платежи,
- начисление зарплаты производить в специализированной программе, а выплату зарплаты сотрудникам производить на банковские карты на основании зарплатного проекта обслуживающего банка.
Часто необходимо просто:
- правильно организовать документооборот в компании
- написать четкие должностные инструкции для сотрудников.
Как правило описанных мер бывает достаточно, чтобы избавить бухгалтера от выполнения рутинных операций.
Если же необходимость найма дополнительного сотрудника в бухгалтерию очевидна, важно не просто понять, сколько человек должно работать в бухгалтерии.
Нужно определить, специалист какой квалификации и с каким именно опытом требуется компании:
- на участок банк-клиент можно взять специалиста с маленьким опытом работы, но внимательного и усидчивого,
- на участок по расчету зарплаты лучше взять человека с опытом и навыками общения с людьми, поскольку ему не просто придется начислять зарплату и налоги, но и объясняться с персоналом по вопросам начисления зарплаты, составлять отчеты для Пенсионного Фонда и Фонда Социального Страхования,
- если требуется сортировать, копировать и подшивать документы, или выполнять прочую несложную работу, можно взять студента или сотрудника без опыта.
Определяя, сколько человек должно работать в бухгалтерии, важно учитывать, что дополнительно принимаемый на работу сотрудник должен быть загружен полностью. Его зарплата должна соответствовать объему выполняемой работы. И если работник не будет занят полный рабочий день, необходимо предусмотреть возможность оплату за фактически отработанное рабочее время (сокращенный рабочий день, сокращенная рабочая неделя, внешнее или внутреннее совместительство).
А можно вообще не принимать в штат бухгалтера, а передать ведение бухгалтерского учета аутсорсинговой компании СальдоКонсалт. Для этого просим обратиться к нашим специалистам по телефону (812) 309-18-67 или написать письмо через форму обратной связи на нашем сайте.