Ситуация, о которой пойдет речь, встречается достаточно часто. Директор получает деньги под отчет и расходует их по своему усмотрению (чаще всего, на личные нужды).
Таким способом многие директора предпочитают не начислять себе и работникам заработную плату и страховые взносы с нее, а выдать деньги в счет зарплаты из полученных подотчетных сумм. Документов, подтверждающих расход, не представляют. И с чистой совестью считают, что “закрыть” полученные суммы оправдательными документами — это дело бухгалтера. А если бухгалтер с этой задачей не справиться — он плохой, неквалифицированный специалист.
А между тем, на предприятии в обязательном порядке должен существовать Приказ за подписью директора, по которому любое подотчетное лицо:
- получает деньги на хозяйственные нужды под отчет на определенный срок, который определен в Приказе,
- по истечении этого срока представляет авансовый отчет, подтверждающий расходование подотчетных сумм,
- производит окончательный расчет по полученным подотчетным суммам (излишек денег вносит в кассу, перерасход получает из кассы),
- и только после этого получает следующую подотчетную сумму.
Такие правила обусловлены применением Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Центральным Банком РФ.
Убедить руководителей компаний в том, что расходование подотчетных сумм без оформления оправдательными учетными документами проверяющие органы сочтут доходом подотчетного лица и доначислят НДФЛ, бывает очень сложно, а иногда и невозможно.
А между тем, именно такой вывод сделал Высший Арбитражный Суд № ВАС-14376/12 от 24.12.12 года. Выданные под отчет работнику денежные средства не облагаются НДФЛ при условии, что понесенные расходы документально подтверждены, а приобретенные за наличный расчет товары, работы или услуги оприходованы или приняты к учету. При отсутствии подтверждающих документов спорные суммы признаются экономической выгодой подотчетного лица.
Вывод не новый. Такую позицию занимали Минфин и МНС и до 2013 года.
Что следует из такого вывода? Все товарные чеки, чеки ККТ, накладные и прочие первичные документы, которые могут подтвердить производственный характер расходов, необходимо собирать и представлять в составе авансового отчета. Всякое расходование подотчетных средств должно быть подтверждено.
Если же расход подтвердить документами не удается, рекомендуем не позднее окончания срока выдачи денег (этот срок определен в Приказе) сделать следующее:
- составить авансовый отчет и приложить имеющиеся документы,
- по кассе провести операцию внесения неиспользованных подотчетных сумм (ПКО на остаток подотчетной суммы),
- по кассе провести операцию выдачи новой подотчетной суммы на новый срок (РКО на сумму, равную или большую, чем та, что была внесена).
Фактически из кассы будет выдана только разница.
А далее — помним, что расходование подотчетных сумм необходимо подтвердить документами, поэтому собираем чеки и составляем авансовый отчет.
По вопросам ведения бухгалтерского учета и составления отчетности просим обращаться по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.