В ходе осуществления финансово-хозяйственной деятельности все предприятия и организации несут расходы. Это расходы:
- на сырье и материалы,
- на заработную плату рабочих и служащих,
- на амортизацию основных средств,
- на рекламу,
- на налоги,
- на аренду помещений,
- командировочные
и многие другие. Список расходов можно продолжать долго. Правда, не все произведенные организацией расходы могут быть учтены в целях налогообложения. Поэтому организации необходимо знать, как подтвердить расходы, чтобы не было претензий со стороны проверяющих органов.
Список расходов, которые могут быть учтены в целях налогообложения, приведен в Налоговом Кодексе РФ. Для организаций, применяющих основную систему налогообложения (ОСН) он один, для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения (УСН), он несколько другой.
Законодательство постоянно меняется, поэтому меняется и список расходов, которые могут быть учтены в целях налогообложения. Необходимо регулярно следить за изменениями законодательства. Если произведенный расход не поименован в Налоговом Кодексе, его нельзя учесть в целях налогообложения.
Расходы должны быть законодательно определены.
Кроме этого, все расходы должны иметь еще несколько характеристик.
Расходы должны быть экономически обоснованы.
Деятельность любой организации должна быть направлена на извлечение дохода. То есть и расходы должны быть обоснованы целями дохода. Расходы должны быть направлены на цели получения дохода.
Расходы должны быть документально подтверждены.
Любой расход должен быть оформлен учетным первичным документом. Такими документами являются:
- Договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки и др.,
- Акт выполненных работ,
- Накладная на отгрузку товара ТОРГ-12,
- Товаро-Транспортная Накладная,
- Отчет Агента или Принципала,
- Экспедиторские и складские расписки,
- Отчет экспедитора,
- Отчет о выполнении поручения,
- Авансовые отчеты,
- и другие.
Кроме перечисленных, необходимы оправдательные документы.
К авансовому отчету должны быть приложены все билеты, квитанции, чеки, товарные чеки, накладные, командировочные удостоверения и приказы на командировку.
Расходы по оплате труда подтверждаются Трудовыми договорами с работниками, Положением по заработной плате и Положением о премировании, расчетными ведомостями.
Расходы по рекламе необходимо подтвердить эфирными справками, экземплярами журналов и буклетов, фотографиями рекламных щитов,
распечатками с сайта, отчетами о проведенном рекламном мероприятии, актами передачи рекламных материалов, Положением о рекламе и маркетинговой политике.
Представительские расходы необходимо подтвердить Сметой на представительские расходы, Планом проведения мероприятия и Отчетом о проведенной встрече.
Приказы, служебная переписка тоже могут быть учтены в целях документального подтверждения производственного характера расходов.
Важно: чтобы подтвердить расходы, все документы должны быть надлежащим образом оформлены, содержать все обязательные реквизиты, подписи, расшифровки подписей и печати сторон.
Если все перечисленные условия будут соблюдены, претензий со стороны налоговых органов относительно признания расходов не будет.
Если Вам необходима консультация по вопросам бухгалтерского учета, обращайтесь к нашим специалистам по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.