Кадровое делопроизводство должны вести все работодатели. Если на предприятии отсутствует штатная единица, исполняющая обязанности начальника отдела кадров, эту работу поручают выполнять главному бухгалтеру. За нарушение порядка ведения обязательных кадровых документов на предприятие или организацию — работодателя может быть наложен штраф. Проверки кадрового документооборота проводит Трудовая инспекция.
Кадровый документооборот позволяет решить следующие задачи:
- документально оформить трудовые отношения,
- регламентировать отношения между работником и работодателем,
- построить систему руководства персоналом,
- разрешать трудовые споры.
Кадровое делопроизводство обеспечивается посредством составления обязательных кадровых документов.
К обязательным документам кадрового делопроизводства относятся:
- трудовая книжка,
- трудовой договор,
- личное заявление работника,
- приказ о приеме на работу,
- личная карточка работника,
- штатное расписание,
- график отпусков,
- должностные инструкции,
- правила внутреннего распорядка,
- положения по командировкам,
- лист ознакомления работников с внутренними локальными актами (приказами), принятыми на предприятии,
- докладные записки,
- личные объяснительные записки работников,
- и другие.
Важно:
Наличие должностной инструкции не обязательно только в том случае, если в Трудовом договоре с работником будут четко описаны все функции. Исходя из личного опыта, мы советуем составлять отдельные должностные инструкции по каждому сотруднику и не перегружать Трудовой договор информацией.
На всех сотрудников, с которыми заключены Трудовые договоры, необходимо оформить личную карточку по форме № Т-2. Это правило распространяется и на внутренних совместителей. Если один сотрудник работает на предприятии и по основному месту работы и по совместительству, на него необходимо оформить две карточки по форме № Т-2. Такое разъяснение дают представители Трудовых инспекций.
Нормативными документами не установлена обязанность работодателя по ведению личного дела работника. Однако, для удобства, рекомендуется завести личные дела на каждого работника, которое будет состоять из копий личных документов работника:
- паспорта,
- ИНН,
- страхового свидетельства ПФ РФ,
- данных банковской карточки для перечисления заработной платы,
- документов, подтверждающие право вычета по НДФЛ.
Кадровый документооборот должен быть построен таким образом, чтобы обеспечивалась защита персональных данных работников. Персональными данными является конкретная информация, касающаяся каждого работника. Понятие “обработка” включает в себя сбор, систематизацию, накопление, хранение, использование и распространение данных.
Как только в распоряжение кадровой службы работодателя оказываются данные на сотрудника, работодатель становится оператором персональных данных и обязан обеспечить их защиту.
Поэтому необходимо взять с работника расписку или заявление о согласии на обработку данных, если планируется передавать данные о работнике третьим лицам. Кроме случаев, когда такая обработка данных обусловлена требованием законодательства, при передачи данных:
- в налоговую службу,
- внебюджетные фонды,
- военкомат,
- другие государственные органы.
Работодатель обрабатывает персональные данные работника не только в связи с исполнением трудового договора. Трудовым законодательством не предусмотрено:
- оформление работнику банковской карточки для выплаты зарплаты,
- оформление полиса ДМС,
- заказ услуг по изготовлению визиток.
Отправляя работника в служебную командировку, работодатель заказывает работнику проездные документы и номер в гостинице, передавая персональные данные в кассу РЖД, авиакассу или в гостиницу.
Для того, чтобы у проверяющего органа (Роскомнадзора) не было поводов применить к работодателю штрафные санкции, целесообразно включить в Трудовой договор с работником пункт о согласии на работника на обработку его персональных данных.
Рекомендуем в Трудовом договоре предусмотреть фразу о том, что с существующими в организациями локальными актами (Внутренним распорядком, Положением о заработной плате, Положением о премировании и другими), работник был ознакомлен до заключения Трудового договора.
Если у Вас появились вопросы по кадровому делопроизводству, просим обращаться к нашим специалистам по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.